POSTE : Assistant de Direction - Back Office - CDI H/F DESCRIPTION : Votre rôle en tant qu'Assistant de Direction / Back Office F/H sera de travailler en étroite collaboration avec la direction et les autres employés pour assurer un flux de travail efficace. * Gestion des appels téléphoniques et de la correspondance * Répondre aux appels téléphoniques * Gérer les e-mails et le courrier entrant, et acheminer les communications aux départements concernés * Archivage et organisation des documents * Gérer l'archivage et l'organisation des documents d'entreprise, y compris les contrats, les rapports et la correspondance, pour assurer un accès facile et la récupération des informations * Préparation de documents et présentations * Préparer des documents d'entreprise, des rapports, des présentations et d'autres matériaux nécessaires pour les réunions, les événements ou les communications internes * Planification et coordination des réunions et événements * Organiser des réunions, réserver des salles de réunion, gérer l'envoi d'invitations et coordonner les besoins logistiques pour les événements d'entreprise * Gestion des fournitures de bureau * Surveiller et gérer les stocks de fournitures de bureau, y compris le papier, les cartouches d'encre pour imprimantes, les articles de papeterie et autres matériaux nécessaires * Support aux ressources humaines * Fournir un soutien administratif aux activités du département des ressources humaines, comme la collecte de documents pour le recrutement, la gestion des fichiers de présence des employés * Organisation et gestion des pratiques liées aux véhicules d'entreprise * Tenir à jour une documentation précise sur les véhicules d'entreprise, y compris les registres de maintenance, les cartes carburant et les documents d'assurance * Vérifier les échéances et informer les utilisateurs et l'administration * Gestion des badges des véhicules sur site Verizone Assistance administrative générale * Fournir un soutien administratif général, tel que répondre aux questions des employés, gérer les réservations et les rendez-vous, et effectuer d'autres tâches de routine pour assurer le bon fonctionnement du bureau * Traitement des dépenses * Aider à la gestion des dépenses des employés, y compris la vérification et le traitement des notes de frais et la tenue de registres précis * Assistance dans la gestion des voyages d'affaires : * Organiser les déplacements professionnels des employés, y compris la réservation de vols, d'hôtels et de transports, ainsi que la gestion des dépenses associées * Assistance commerciale générale * Assister les commandants et équipages des yachts lors de leurs arrêts pour travaux dans leurs divers besoins quotidiens * Collaboration avec d'autres départements * Collaborer avec d'autres départements de l'entreprise pour fournir un soutien administratif et contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise * Gestion de la communication avec la société IGS concernant le nettoyage des bureaux * Soutien en tant que référent du chantier pour le responsable informatique (IT Manager) concernant toutes les activités informatiques * Planification des arrivées * Organisation des horaires d'arrivée et des besoins logistiques pour le personnel externe * Accueillir les nouveaux arrivants et fournir des informations de base sur l'entreprise ou les installations * S'assurer que tous les besoins logistiques sont satisfaits, tels que les transports et les hébergements temporaires si nécessaire * Fournir un soutien continu pendant la période de séjour de l'équipage, si nécessaire * Gestion des commandes et des stocks * Traitement des commandes en ligne, gestion des stocks et coordination des expéditions pour assurer une livraison rapide des produits aux clients * Fournir un support aux clients via chat en ligne, email ou téléphone pour répondre aux questions, gérer les retours et assurer une expérience client positive Robert Half International France SAS traite les données des candidats qui sont nécessaires pour mener à bien le processus de candidature. Vous trouverez plus d' informations sur la protection des données, en particulier sur vos droits légaux, à https://www.roberthalf.com/fr/fr/protection-donnees-personnelles. Salaire : 24 000€ - 32 000€ Annuel Brut Conditions : 40heures hebdomadaire (du lundi au vendredi) PROFIL : * Anglais : niveau intermédiaire ou courant * Sens de l'organisation et rigueur * Polyvalence et capacité à jongler entre plusieurs missions * À l'aise avec les outils bureautiques et les logiciels CRM * Esprit d'équipe et motivation à contribuer au développement d'un projet éco-responsable