RESPONSABILITÉS : - Accueil des agents : physique et téléphonique pour les Rdv avec les médecins, infirmières, ergonome et psychologues - Accueil et orientation des visiteurs - Gestion de la boite mails générique entrante du pôle secrétariat - Organisation et planification du planning des médecins - Organisation et planification du planning des Infirmières (VIP) - Planification des rendez-vous des psychologues - Planification des convocations des agents à leur visite médicale et aux examens complémentaires - Création du Dossier Médical numérique de l'agent (DMST) logiciel et mise à jour à chaque visite ou changement de situation - Assurer la numérisation des DMST papier en prévision des VM + VIP - Mise à jour des tableaux de suivi (établissements conventionnés + SIA / SIR) - Gestion des courriers et courriels entrants et sortants, photocopies - Gestion et traitement des informations écrites (courrier, messagerie) à l'arrivée et au départ - Interaction avec les différents services de l'Université, diffusion et réception d'informations - Participation à des actions de prévention : campagne contre la grippe, semaine de l'audition... - Déplacements réguliers et/ou occasionnels sur les différents sites CS et PDB - Prise en charge d'une thématique, ex : factures (activité annexe par les secrétaires) bons de commandes... - Prise de rdv pour des examens complémentaires auprès des professionnels extérieurs de santé - activité exceptionnelle - Gestion des besoins matériels du site de rattachement - Participation à la réalisation d'examens médicaux complémentaires (test vision) - Appui aux infirmières PROFIL RECHERCHÉ : - Connaissance de l'Université et de son fonctionnement - Connaissance des techniques de gestion administrative - Connaissance de l'organisation et des activités du Service Santé au Travail - Maitriser un ensemble de règles et de procédures dans un ou plusieurs domaines de gestion administrative - Maitriser les outils de gestion, assister les personnels de l'équipe - Appliquer et faire appliquer les textes réglementaires - Structurer et rédiger un document d'information technique ou réglementaire - Planifier les activités et les échéances - Organiser le classement et la conservation des documents et informations traitées - Maitriser les techniques de communication - Communication : capacité d'écoute et de dialogue - Savoir adapter son discours à son interlocuteur - Etre réactif et savoir s'adapter aux évolutions organisationnelles et réglementaires - Savoir gérer les priorités / travailler avec anticipation - Capacité de synthèse - Rigueur - Esprit d'équipe - Esprit d'initiatives et d'autonomie - Discrétion et sens de la confidentialité