RESPONSABILITÉS : Secrétariat pédagogique des formations en apprentissage rattachées au département (BUT, LP) : - Accueil et information des publics internes et externes (étudiants, enseignants, intervenants,... - Accueil téléphonique - Suivi des absences des étudiants sur MyFormasup et Scodoc : mise à jour, envoi de courrier recommandé aux étudiants - Gestion des apprentis sur MyFormasup : absences, création et modification des calendriers de formations, des informations étudiantes et entreprise - Suivi des soutenances des apprentis et des alternants : organisation, création de tableaux de bord - Suivi des heures réalisées par les enseignants (mois/semestre/formation) puis transmission des justificatifs au service financier - Suivi des plannings des enseignants sur Hyperplanning : création, modifications ponctuelles - Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants - Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection en collaboration avec le ou la responsable des recrutements - Saisir les informations dans les applications internes dédiées (Apogée, RefFormations, Vac'Pro, OSE, Saisie des services..) - Diffuser le planning des étudiants et assurer le suivi de ses modifications - Mettre en œuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, transmissions des sujets, préparation et/ou participation aux délibérations) - Gérer les dossiers des enseignants et des vacataires du département : gestion et saisie des heures des intervenants extérieurs saisie et suivi des services des enseignants, services-faits Assurer un relais administratif sur une spécialité : relations internationales, service scolarité, etc. - Gérer la logistique des enseignements et devoirs surveillés (salles, planning, matériel, surveillance) à l'aide des applications dédiées - Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel Avoir le sens de l'accueil et du service public Faire preuve d'organisation Faire preuve de réactivité Travailler en équipe Faire preuve d'impartialité Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Gérer les conflits et savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances Connaissances environnement professionnel Logiciels bureautiques courants Applications internes de gestion de la scolarité des étudiants Maquettes des formations Établissement, ses composantes, ses services Procédures administratives et règlement des études savoir faire opérationnels Travailler dans des délais contraints Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs Respecter la confidentialité des données Savoir faire comportementaux Avoir le sens de l'accueil et du service public Faire preuve d'organisation Faire preuve de réactivité Travailler en équipe Faire preuve d'impartialité Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes Gérer les conflits et savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances