POSTE : Office Manager H/F DESCRIPTION : Au sein du service juridique, composé de 4 personnes, dans le cadre de la gestion et le suivi d'un portefeuille de sociétés composé principalement de SCPI et d'autres Fonds d'Investissement Alternatifs, vos missions principales consisteront à : - Assister le Directeur juridique dans l'organisation et la préparation de son activité : - préparer, élaborer et suivre les dossiers délégués par le Directeur juridique ; - rédiger des notes, rapports et courriers ; - organiser et préparer les réunions ; - Gérer les relations contractuelles avec les partenaires (échanges, récupération des pièces nécessaires, relances, suivi auprès de la direction) - Suivre et superviser la vie sociale d'une partie du portefeuille sous gestion : Suivi des calendriers et des formalités propres aux sociétés gérées, organisation des conseils de surveillance et des assemblées générales des fonds, et établissement des procès-verbaux - Assister l'équipe en tant que de besoin, et notamment pour les tâches suivantes : - archivage et classement des documents administratifs ; - saisie et mise en forme des courriers, des notes et des rapports ; - tenue de tableaux de bord nécessaires à l'activité ; - gestion des appels entrants de la société de gestion et de la relation avec les associés ; - assistance des gérants pour les tâches administratives des SCPI ; - mettre en place une harmonisation des serveurs des différents services - Gérer des dossiers de mutation et de mise à jour des changements de FIA (SCPI, autres FIA type SC ou OPCI) - Gérer les contrats d'assurance du portefeuille sous gestion - Gérer et suivre les demandes de dégrèvement auprès de la direction générale des finances publiques - Gérer les demandes de matériel et de fournitures de l'équipe - Organisation des événements internes Vous serez en lien avec l'ensemble des intervenants (au sein du bureau à Paris et avec les prestataires de la société) et d'autres services tels que : Direction Générale, Gestion, Conformité, ainsi que les prestataires et les distributeurs externes. Rejoindre le groupe Advenis Inovalis c'est rejoindre une équipe de plus de 300 talents engagés dans la même direction, soucieux de s'épanouir dans un cadre challengeant et bienveillant. Nous proposons à nos collaborateurs une autonomie importante ainsi qu'une flexibilité au quotidien permettant une très bonne adéquation vie personnelle et vie professionnelle. Vous pourrez par exemple bénéficier d'un accord de télétravail, d'outils et de matériels informatiques adaptés, de primes discrétionnaires, de tickets restaurants, d'une mutuelle concurrentielle, de formations coeur de métier, de bureaux bien placés ou encore d'une ambiance de travail sympathique ! Le groupe Advenis Inovalis s'engage au quotidien dans une démarche RSE en adéquation avec ses valeurs que nous vous invitons à découvrir plus en détail sur notre site internet : https://www.advenis.com PROFIL : - Vous êtes de formation administrative, juridique ou de gestion, une expérience en immobilier et en droit est un plus. - Vous êtes capable d'appréhender l'environnement administratif, juridique et commercial d'une société de gestion. - Vous maîtrisez les outils informatiques (word, Excel, Powerpoint). - Qualités souhaitées : sens de l'organisation, rigueur, capacité d'adaptation, aptitudes rédactionnelles, gestion des priorités, dynamisme et autonomie.