Principales missions: Sous l'autorité hiérarchique du directeur et au service de l'équipe d'encadrement, , en relation avec l'équipe pluridisciplinaire, vous assistez l'équipe de direction dans les missions suivantes : ➢ Assure l'accueil physique et téléphonique - trace les sollicitations - oriente vers la personne / le service concerné.S'assure que les réponses ont été apportées. ➢ Gère les demandes des familles et des salariés, dont les déclarations d'accident du travail et les réclamations. ➢ Gère l'agenda instutionnel et les salles de réunion. ➢ Enregistre, trie et répartit les courriers, fax et les mails, organise les envois des courriers et circulaires. ➢ Assure la frappe et la mise en forme de documents de l'équipe de direction ➢ Classe et archive numériquement les documents de l'établissement (courriers, dossiers des salariés, des usagers.) . ➢ Veille à la cohérence du SharePoint et de la tenue des outils métier. Est le référent RGPD. ➢ Transmet aux services concernés les informations nécessaires à la tenue des dossiers ➢ Regroupe et assure le suivi du stock de fournitures administratives, gère les réapprovisionnements ou achats divers du service, assure le suivi des commandes et des livraisons ➢ Tient l'agenda institutionnel sur Outlook. ➢ Participe à la vie institutionnelle : Réserve les salles, Organise l'intendance et assiste à certaines réunions ; en fait le compte rendu sur demande de la Direction. ➢ Archive les comptes-rendus et les feuilles d'émargement. Garantit l'homogénéité de la traçabilité / émargement. Ressources Humaines : ➢ Assure la finalisation du recrutement: formalités d'embauche, rédaction des contrats de travail, accueil des nouveaux salariés, remise des documents, programmation du parcours d'intégration et vérification de sa réalisation. ➢ Gère les informations des absences des salariés. Les traces sur le SI temps de travail. Organise le remplacement (gestion des plannings) en relation avec les chefs de service. ➢ Tient à jour les dossiers du personnel. ➢ Mise sous pli et distribution ou envoi des bulletins de paie. ➢ Suivre la prise en charge des résidents : ➢ Constitue et tient les dossiers individuels des résidents en lien avec la famille et l'assistante sociale. ➢ Assiste la personne en charge des dossiers sociaux des résidents et intervient sur certaines démarches sociale. ➢ Gère les dossiers de demandes d'admissions et liste d'attente. ➢ Suit la présence des résidents. ➢ Envoi des factures de contributions par mail. ➢ Génération des repas sur l'application HESTIA . Vie institutionnelle : ➢ Organise l'affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l'établissement et veille à son actualisation. ➢ Participe à l'actualisation régulière des documents institutionnels. ➢ Assure la tenue et l'actualisation des classeurs de protocoles de l'établissement. ➢ Elabore des courriers ou notes à destination des familles. ➢ Planifie et organise les réunions institutionnelles et en assure l'intendance générales. Compétences métiers exigées: - Sens du service, du contact, organisé et rapide. - Maîtrise Pack Office. - Capacité à travailler en réseau avec les partenaires institutionnels et associatifs Qualifications: - Titulaire, diplôme de secrétariat / d'assistance administrative ou d'un bac pro ou bac général Qualités requises: - Sens de l'organisation et de l'anticipation - Esprit d'initiative et capacité à innover Compétences relationnelles et rédactionnelles Expérience souhaitée : - Un an d'expérience dans un secteur de service , - Expérience dans le secteur médico-social, idéalement auprès d'un public TSA( un plus)