RESPONSABILITÉS : Affecté·e au département d'enseignement et de recherche de biologie, le ou la gestionnaire exerce ses missions sous l'autorité hiérarchique de la responsable de l'entité. Il ou elle assure des fonctions polyvalentes d'assistance administrative, financière, technique et logistique au sein de la structure, dans le respect des procédures, des règles et des techniques en vigueur. Activités principales • Assurer le suivi administratif des élèves normaliens : saisie et mise à jour des notes, gestion et suivi des dossiers administratifs. • Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées • Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel des interlocuteurs internes (personnels et, le cas échéant, apprenants) et externes (usagers) • Contrôler les échéances • Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion • Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) • Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur • Diffuser de l'information en interne et en externe (internet, intranet) • Participer aux activités transverses du service, du département d'enseignement et de recherche ou des laboratoires ou, plus généralement, de l'ENS Paris-Saclay • Elaborer et rédiger des documents administratifs Spécificités du poste Les missions liées à ce poste nécessitent une présence sur site, il n'est donc pas compatible avec le télétravail. Le/la gestionnaire contribue à la continuité de service au sein des départements d'enseignement et de recherche (DER). Ainsi, en cas d'absence d'un.e collègue dans un autre DER, l'agent.e peut être amené.e à intervenir dans ce département en complément de sa mission principale. PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances • Environnement et réseaux professionnels • Techniques d'élaboration de documents • Techniques de communication • Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues) Compétences opérationnelles • Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe • Savoir rendre compte • Communiquer et faire preuve de pédagogie • Mettre en œuvre des procédures et des règles • Travailler en équipe • Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité • Mettre en œuvre une démarche qualité Compétences comportementales • Sens de l'organisation • Rigueur / Fiabilité • Sens relationnel Diplôme réglementaire exigé - Formation professionnelle si souhaitable • Diplôme : baccalauréat • Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative Avantages • Choix du temps de travail hebdomadaire possible, avec un nombre de jours de congés annuels adaptés : 35 heures par semaine ouvrent droit à 34,5 jours de congés, 37H30 heures par semaine ouvrent droit à 49 jours de congés 39 heures par semaine ouvrent droit à 57 jours de congés • Indemnité de 15€ mensuel pour la mutuelle • Régime indemnitaire sur la base de l'entretien professionnel annuel • Remboursement de 75% du Passe Navigo • Participation de l'employeur pour déjeuner au CROUS • Parcours d'intégration et accompagnement individuel aux concours ITRF • Accompagnement pour trouver un logement social • Accès au LUMEN, Learning center (livres, revues et articles, imprimés ou numériques) • Accès à la Scène de Recherche et aux représentations organisées par celle-ci (gratuit ou 10 € selon les représentations) • Plus de 50 activités sportives proposées en lien avec l'Université Paris-Saclay Rejoignez l'ENS Paris-Saclay !