RESPONSABILITÉS : - Instruire les dossiers (inscriptions des étudiants en FI, des alternant en CP, des vacataires, des EC/enseignants en vérifiat la régularité administrative, juridique et financière. - participer à la gestion administrative, pédagogique et financière des deux années de Master QHS - Assurer l'accueil physique, téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) - Gérer les plannings et contrôler les échéances -Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives à la gestion du Master QHS ( annuaire des anciens, des entreprises pour la taxe d'apprentissage, des offres de stage et alternance - Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du Master QHS avec les interlocuteurs internes et externes - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe Activités principales et associées - Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif, scientifique ou technique et en vérifier la conformité - Accueillir et informer les personnels et usagers de la structure - Gérer les plannings et les agendas - Gérer le courrier, la messagerie - Appliquer des procédures de gestion - Gérer des bases de données - gérer des achats (commandes, livraisons, factures) et les missions (OM, frais de missions) - Renseigner les tableaux de bord selon les instructions reçues - gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - participer à l'organisation logistique des salons, colloques, manifestations, conférences - Diffuser l'information en interne et en externe - organiser le classement d'un fond documentaire - procéder à l'archivage des pièces administratives PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel - Techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative - Suivi d'une enveloppe budgétaire (suivi des engagements et des dépenses) - techniques de prise de notes et de rédaction de comptes-rendus - Techniques et normes de la rédaction administrative - Méthodes d'élaboration de tableaux de bord - Organisation, fonctionnement et activité de l'établissement Savoir-faire opérationnels - Rechercher de l'information, la vérifier, la classer et/ou l'archiver - Informer et rendre compte - Utiliser les logiciels de gestion du domaine et logiciels bureautique - Planifier son activité - Travailler en équipe - Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service - Travailler en collaboration avec des interlocuteurs divers - Construire des tableaux de bord - rédiger des écrits d'information (notes, rapports) - Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée Savoir faire comportementaux - Communication, capacité d'écoute et de dialogue - Savoir s'adapter - Faire preuve de réactivité - Savoir prioriser et anticiper son travail - Faire preuve de rigueur - Être force de proposition Conditions particulières d'exercice Réorganisation administrative de l'IUT de Lille Évolution des technologies de l'information et des applications métier