Organisation de l'agenda et accueil - Accueil physique - Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques - Traiter les mails et les rediriger - Gestion de l'agenda du directeur - Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, conférences téléphoniques.) - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du directeur (documentation, rapports, notes diverses pour les réunions, salons professionnels.) - Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers Gestion et suivi administratif - Réceptionner et trier le courrier - Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information) - Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire - Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, rapports de situation), en faire l'analyse et la synthèse - Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat (commandes clients, régul devis, relances factures, etc.). Communication - Rédiger des supports de communication (notes, courriers, rapports, comptes rendus.) - Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe Autres missions - Suivre les procédures d'appels d'offres et constituer les dossiers en collaboration avec le Directeur - Organiser et suivre les formations règlementaires et habilitations - Gérer le contrat de flotte de véhicules et en assurer le suivi (entretien, contrôles techniques, vérification de la présence des documents obligatoires à bord des véhicules, cartes grises, PV) - Gérer les stocks de fournitures, services généraux et EPI, réceptionner les commandes et vérifier la conformité des livraisons - Gérer les EPI et veiller à leur entretien - Veiller à réapprovisionner les espaces de travail en consommables - Suivi du prestataire de nettoyage Suivi administratif du personnel - A l'arrivée des salariés entrants, préparation de l'équipement nécessaire - Récupération de l'équipement des salariés sortants - Gérer les notes de frais - Enregistrer et contrôler le pointage des salariés - Recueillir les demandes de congés et établir le planning de congésCompétences techniques . Maîtrise de la bureautique : Word, Excel, Powerpoint, Outlook . Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, conférence en ligne) . Connaissances en gestion administrative . Connaissance des normes rédactionnelles . Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord Savoir-être . Qualités rédactionnelles . Organisation et rigueur . Être force de proposition . Esprit d'initiative . Polyvalence . Réactivité et autonomie . Esprit de synthèse et d'analyse . Aisance relationnelle . Sens de l'écoute et de la communication . Esprit d'équipe . Discrétion et confidentialité . Capacité à prioriser