POSTE : CDI - Secrétaire du Laboratoire Upr - Marseille H/F DESCRIPTION : En tant que secrétaire du laboratoire des Réactifs, vous assurez les tâches de secrétariat. Vous assistezle Responsable Régional d'activité de Production de Réactifs et le Cadre Médico-Technique dans leurs fonctions. Vous Participez au déploiement du système de management des risques et de la qualité (SMRQ) et hygiène, sécurité, environnement et développement durable (HSE-DD) du processus : - Participer à l'élaboration des procédures et modes-opératoires régissant l'activité en tenant compte des dispositions nationales existantes, saisir les mises à jour des documents selon les consignes données - Transmettre les documents identifiés scannés aux organismes notifiés (GMED, TUV) par mail, - Suivre les envois des notifications définitives des organismes notifiés, transmettre les documents en lien avec les libérations de lots (QO, organismes notifiés) - Suivi de la gestion documentaire en poste Vous participez à la vie du laboratoire, et êtes en charge de la gestion administrative, technique et logistique : Gestion administrative: - Gérer et suivre les RDV pour les visites médicales - Gérer et suivre les formations - Saisir les OM et les notes de frais pour la RAA et la RAQ (logiciel dédié) - Suivre les congés, saisir et suivre les absences autorisées, saisir les absences imprévisibles (HQ) saisir les tickets restaurant dans HQ - Saisir les mises à jour des fiches de postes suite aux formations, EAE - Gérer le suivi des habilitations sur les étapes critiques - Participer à des groupes de travail et actions de formation Technique : - Editer les Dossiers de Lot des DMDIV et PUL à fabriquer - Scanner les documents identifiés pour la libération de lot des DMDIV et les archiver - Relier les dossiers de lots, rapports et tout autre document à la demande, Classer et Archiver - Participer à l'étape conditionnement quel que soit le DMDIV en appliquant les procédures en vigueur - Suivi des enregistreurs de température destinés aux expéditions vers DOM, envoi annuel à OCPM pour maintenance ; suivi des enregistreurs fournis par QO (sauf maintenance) - Suivi des comptes rendus des contrôles environnementaux des locaux Logistique : - Saisir les demandes d'enlèvement. Editer les lettre de voiture (Logiciel dédié) en cas de besoin Réaliser un suivi jusqu'à la livraison des DMDIVs - Gérer les demandes d'enlèvements avec les Proformas associées pour les expéditions à destination des DOM (logiciel dédié) Divers : - Gérer les appels téléphoniques, prises de message et communiquer aux personnes concernées - Peut être amenée à participer à la rédaction des CR de réunion de service, des revues de processus et direction selon les consignes données - Gérer l'approvisionnement en consommables papeterie et cartouche - Réaliser les archives annuelles (logiciel dédié) - Peut être sollicitée pour rédiger / mettre en forme des consignes, des affiches, des mémos pour l'équipe Atouts et conditions de travail Avantages Nous vous offrons: - Un poste dans une équipe dynamique - Un travail riche en spécificités et intérêts - Des jours de RTT en plus de vos congés payés - Augmentation annuelle garantie de 1% du minimum conventionnel, plus des augmentations individuelles régulières - Comité d'Entreprise dynamique ( chèques vacances, chèques rentrée, participation annuelle aux activités culturelles et sportives ) Organisation de travail Hybride (2 jours de télétravail possible / semaine) Notre politique handicap À compétences égales, la politique de recrutement de l'EFS vise à encourager la représentation des personnes en situation d'handicap. Les candidatures des bénéficiaires d'une RQTH ou assimilés sont les bienvenues. PROFIL : De formation BAC/ Bac pro secrétariat, vous justifiez d'une expérience de 2 ans sur un poste ou bien des tâches similaires. Organisé(e), vous êtes rigoureux(se), doté de qualités relationnelles et rédactionnelles.