Référence CSP: 2025-1993990 Le Pôle médico-social est composé de l'ITEP de St Venant et de la MAS de Béthune MAS : Maison d'Accueil Spécialisée ITEP : Institut Thérapeutique, Educatif et Pédagogique  Contexte de travail : ·       Travail de jour 50 % Missions générales L'adjoint administratif est chargé de l'exécution des tâches administratives relatives au bon fonctionnement des structures du pôle médico-social. Missions principales et activités : ·       Accueil des personnes (familles, partenaires .), ·       Gestion administrative des entrées/sorties des résidents, ·       Gestion des états de présence des résidents (internat/accueil de jour), ·       Gestion des états trimestriels de présence (CPAM), ·       Participation à l'utilisation de Via Trajectoire, ·       Mise en œuvre de tableaux de bord et indicateurs de suivi, ·       Suivi des enquêtes, ·       Gestion des régies administratives, ·       Contrôle et regard sur les factures de fonctionnement, ·       Gestion du logiciel CHRONOS, ·       Gestion des stocks de fournitures de bureau et de matériels (suivi, contrôle, relance commandes), ·       Gestion documentaire, ·       Organisation de réunions, commissions spécialisées, ·       Prise de notes, mise en forme de documents, ·       Rédaction de notes, documents et/ou rapports, ·       Rédaction annuelle des rapports d'activités, ·       Prise de rendez-vous et gestion de l'agenda, ·       Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques, ·       Réception du courrier, ·       Traitement des courriers, dossiers, documents, ·       Organiser et contrôler les dossiers des usagers, ·       Classement, archivage, ·       Traitement des mandats et demandes patrimoine, ·       Participation à la démarche Qualité et de Gestion des Risques, ·       Contribuer aux travaux institutionnels en lien avec le projet d'établissement. Missions spécifiques ITEP : ·       Gestion des taxis, ·       Participation préparation pré-rentrée. Caractéristiques particulières du poste ·       Maitrise des logiciels Excel et Word Responsables fonctionnels/Liens privilégiés Liaison hiérarchique : ·       Directeur de l'Offre Médico-Sociale, ·       Cadre Supérieur Socio Educatif ·       Coordinatrice Educatif Relations fonctionnelles : ·       Equipes administratives, ·       Thérapeutique, ·       Pédagogique, ·       Educatives. Compétences attendues et souhaitées ·       Capacité d'écoute, ·       Capacité d'adaptation, ·       Sens du travail en équipe pluridisciplinaire, ·       Sens des responsabilités, ·       Autonomie et capacité à prendre des initiatives, ·       Faire preuve de discrétion professionnelle, ·       Capacité d'analyse et d'organisation.