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ASSISTANT(E) DE DIRECTION SD3/SD6 *H/F 75 - Paris (Dept.)
Offre n° 9934431
ASSISTANT(E) DE DIRECTION SD3/SD6 *H/F
75 - Paris (Dept.)
Publié le 04 juillet 2024
Référence CSP: MEF_2024-15303 Au sein du secrétariat vous êtes en charge de deux sous-directions mutualisées en équipe avec 2 autres assistantes. Vous êtes rattaché(e) aux 2 sous-directrices. Vous assurez plusieurs rôles : 1/ Rôle d'accueil et d'aiguillage accueil physique des agent(e)s et interlocuteurs(trices) de la direction accueil des nouveaux(velles) arrivant(e) Filtrage et transfert des appels téléphoniques (à distance, les assistant(e)s ne sont pas en mesure de transférer en direct les appels passés auprès des sous-directeurs et chef(fe)s de bureau) 2/ Rôle de transmission de connaissance et de relais d'information formation/ pédagogie sur certains outils métiers (notre outil de gestion documentaire Siged+ notamment) transmission et le suivi des dossiers formalisés enregistrement et distribution des courriers papiers quotidiennement collectés par le BDOAC capitalisation des connaissances : centralisation des fiches établis par les agents partants 3/ Rôle de suivi impression et la consolidation des exemplaires papier des dossiers présentés à date à la Directrice du budget par les sous-directrices, leurs adjoint(e)s et les chef(fe)s de bureau préparation des réunions bonne tenue des réunions interministérielles (présence des bureaux, comptes-rendus) 4/ Rôle d'archivage et de classement vous distribuez, classez et archivez les courriers papiers et documents 5/ Rôle de gestion pro-active d'agenda vous organisez les agendas en lien étroit avec les sous-directrices dans un soucis d'optimisation et de facilitation 6/ Rôle de relecture vous constituez et contrôlez la mise en forme des DF dématérialisés / vérification et respect des règles de forme des courriers préparés par les bureaux 7/ Rôle de relais RH vous pouvez être le relais du bureau RH (BRH) pour transmettre des informations, centraliser des demandes ou informer le BRH sur des thématiques variées. (ex : suivi RGPD, congés des agents, etc.) vous suivez les présences et les congés : les chef(fe)s de bureau et sous-directeurs peuvent déléguer dans SIRHIUS, sous leurs responsabilités, la gestion des congés de leurs agent(e)s. En consultant ou imprimant le planning d'équipe ou la liste de tâches, vous pouvez être amené(e) à suivre les demandes de congés pour relancer les valideurs ou demander aux agent(e)s de programmer leurs prévisions de congés.
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Au ministère de l'Économie et des Finances, mettez votre talent au service d'une économie forte et durable.Nos missionsFavoriser la croissance économique du pays, élaborer et piloter le budget de la France, c'est agir chaque jour au bénéfice de tous les Français.Les missions du ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté industrielle et numérique couvrent un large périmètre :Politique économique et industrielle de la France,Financement des politiques publiques ...
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