Référence CSP: 2025-1795933 POSTE DE CHARGE (E) DE COORDINATION ADMINISTRATIVE Activités principales : Secrétariat de direction - Gestion de l'agenda, déplacements et prise de RDV des 3 directeurs - Mise à jour du tableau des réunions de la direction - Gestion RH des directeurs (congés, évaluations professionnelles, candidatures jury, formation...) - Mise à jour des documents de références de la DDETSPP (organigrammes, trombinoscope...) - Préparation des bilatérales de quinzaine préfet, mensuelle du SGCD, constitution des dossiers de réunion - Rédaction et mise en page de notes, tableaux et courriers - Organisation COMEX : ordre du jour et relevés de conclusions - Suivi du rapport d'activité des services : mise en forme et transmission préfecture - Co-gestion de la boite institutionnelle directeur (ventilation aux chefs de services) - Partage de l'accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels de la direction - Traitement du courrier de la direction - Correspondance entre les services et la préfecture - Classement, enregistrement et archivage de documents - Appui à l'accueil des nouveaux agents, stagiaires et arrivants avec les chefs de service et le SGCD Activités spécifiques : A) Chargé(e) de communication 1- Communication interne Mise à disposition des outils et informations aux agents sur les réseaux : règlement intérieur, organigrammes, réservation visioconférence, documents de prévention, mémentos informatiques et téléphoniques... 2- Communication externe - Participation et représentation de la direction en préfecture (plan de communication) - Rapport d'activité des services - Annuaire des services de l'Etat B) Assistant(e) de prévention Activités annexes : Suppléance : - de la gestion de la messagerie institutionnelle de la DDETSPP; - des missions dévolues à l'assistante de direction Référent(e) : laïcité, Service Public + et "Services publics Ecoresponsables" Représentation de la direction sur dossiers non sensibles Partenaires institutionnels : Préfecture et sous-préfectures, collectivités territoriales, DDT, DRAAF, DREETS, DREAL...