Situé au Kremlin-Bicêtre (94), alliant activités d'expertise et de proximité, il prend en charge la quasi-totalité des pathologies, de la maternité à la gériatrie aigüe et dispose d'activités de psychiatrie universitaire et de SMR spécialisés. Il est doté d'urgences adultes et enfants. Il est reconnu pour la prise en charge des polytraumatisés et participe à la grande garde de neurochirurgie. Il dispose également d'une maternité de niveau 3 et accueille 36 centres de référence maladies rares. Accueillir les personnes entrant de la pharmacie Accueillir le nouveau personnel et les visiteurs Fournir des informations de base et orienter les visiteurs Gérer la permanence téléphonique Répondre aux appels entrants de manière professionnelle Transmettre les messages aux personnes appropriées Gérer les Agendas et Plannings du Personnel Médical Coordonner les rendez-vous et les réunions Veiller à la disponibilité et à l'optimisation des plannings du PM Rédiger, envoyer, distribuer et assurer la traçabilité des courriers Maintenir une communication fluide avec les services Gérer le système documentaire et le suivi des actions d'archivage Mettre en forme, enregistrer et mettre à jour les documents Assurer le suivi, l'archivage et la traçabilité des dossiers de la pharmacie Coordonner les actions liées à l'archivage pour garantir un accès rapide et efficace aux documents Participer à la gestion du projet de service Apporter un soutien administratif dans la réalisation des projets Organiser et participer aux réunions Préparer les réunions, rédiger les comptes rendus et les diffuser Assurer le suivi des décisions prises en réunion Gérer les commandes bureautiques Coordonner les interventions techniques en cas de panne Distribuer et gérer les badges d'accès, les codes d'ordinateurs et les accès véhicules Réalisation de tâches ponctuelles à la demande de l'encadrement La fiche de poste est réajustable au regard des projets de services et/ou institutionnels Formations et/ou qualifications requises : - Diplôme de secrétaire médical Connaissances particulières : - Utiliser les outils bureautiques - Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes - Renseigner ses interlocuteurs - Maîtriser la prise de notes - S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés - Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser - Utiliser internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs ou réaliser des recherches documentaires - Connaître la terminologie médicale - Avoir une bonne orthographe Formations et/ou qualifications requises : - Baccalauréat sciences médico-sociales - Diplôme de secrétariat médico-social - Bonne dactylographie Qualités professionnelles requises : - Bureautique - Vocabulaire médical - Organisation et fonctionnement interne de l'établissement - Droit des patients - Techniques d'accueil téléphonique - Techniques des communications - Droit hospitalier - Internet/intranet