Responsable administratif H/F (H/F) 92 - BOULOGNE BILLANCOURT
Offre n° 176HMPG
Responsable administratif H/F (H/F)
92 - BOULOGNE BILLANCOURT - Localiser avec Mappy
Actualisé le 17 juin 2024
IDC formation est un organisme de formation spécialisé dans la formation professionnelle l'accompagnement et l'insertion à l'emploi. Notre organisme propose des formations conventionnées et dispose de catalogues de formations à destination d'un public varié, demandeurs d'emploi, employeurs et salariés... Notre équipe pédagogique s'engage à créer un environnement d'apprentissage à la fois stimulant et professionnel pour assurer la transmission de savoirs et des compétences. Afin de soutenir son expansion et assurer la gestion de l'ensemble des opérations administratives, basé au siège de l'entreprise et en collaboration avec Direction de celle-ci, vous aurez pour mission la supervision et le pilotage de l'ensemble des opérations administratives des marchés de formation, notamment : Vous évoluerez dans un environnement agréable et stimulant au sein d'une entreprise en croissance, flexible et agile, à taille humaine. 1-Pilotage de process administratifs Superviser les procédures de gestion administratives liées à la réalisation des marchés en cours ou à venir Superviser les procédures de gestion administrative liées au suivi des bénéficiaires/stagiaires Superviser le travail des coordinations de marché et les remontées des données aux financeurs : Région, OPCO, OFII, France Travail, . Superviser les relations avec les partenaires co-traitants ou mandataires Gérer la qualité et l'efficacité du processus administratif S'assurer des conformités réglementaires de tous les aspects administratifs de l'organisation en conformité avec les CCAP de marché, QUALIOPI et la RGPD Mettre en place le cadre administratif et financier pour le suivi des différents marchés d'IDC Formation au sein d'un service support administratif centralisé, rattaché à la Direction 2-Suivi des facturations et suivi financier des marchés S'assurer des envois et/ou dépôt des factures d'après les réalisations mensuelles de formation ou prestation d'accompagnement Organiser les services administratifs pour garantir le respect des délais de transmissions des livrables et factures dans les délais exigés par les financeurs Garantir les saisies et mises à jour des SI interne ou externes par les services administratifs dans les délais impartis S'assurer du bon recouvrement des créances clients et effectuer les relances quand nécessaire Suivre les contrats de vacataires sur base des déclarations des coordinations pédagogiques, suivre les dépenses des formateurs sur honoraires Être le point de contact de la direction pour les reportings de suivi financiers des marchés de formation/prestation 3-Management et Projet Encadrer les équipes administratives et fiabiliser les process auprès de toutes les équipes impliquées. Accueillir et former les nouveaux personnels administratifs aux procédures, les tutorer. Définir les besoins et les moyens nécessaires à l'optimisation des systèmes d'information et de gestion. Participer à l'implantation d'un nouvel outil de gestion des marchés (cahier des charges, mise en place/paramétrage, formation équipes, suivi) pour fluidifier, optimiser et sécuriser le pilotage et le suivi administratif. Être force de proposition et de conseils auprès de la direction pour le pilotage de la performance. Profil recherché : Titulaire d'un Master ou équivalent, vous avez au minimum 7 ans d'expérience hors alternance dans la gestion administrative, idéalement dans le secteur de la formation professionnelle. Vous avez déjà géré un service administratif. Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office, notamment Excel et les bases de données. Vous êtes à l'aise avec les différents outils informatiques et êtes capable de produire des notes écrites et explicatives, des exports de données, des synthèses écrites et chiffrées et autres éléments de reporting. Vous avez la capacité de gérer et superviser des équipes.
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Chèque repas
- 3500
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone départementale
Profil souhaité
Expérience
- 7 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Fiscalité
- Superviser les procédures de gestion financière
- Élaborer, suivre et piloter un budget
Informations complémentaires
- Qualification : Cadre
- Secteur d'activité : Formation continue d'adultes
Entreprise
IDC FORMATION
0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)
Mme Amélie LE GALL
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