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- Détail de l'offre 176RVVM
Assistant(e) d'Institut (H/F) 69 - LYON 02
Offre n° 176RVVM
Assistant(e) d'Institut (H/F)
69 - LYON 02 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 21 juin 2024
La Faculté des Lettres et Civilisations du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l'UCLy recrute dans le cadre d'un remplacement un(e) Assistant(e) d'Institut à temps plein pour son secrétariat. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement à la Direction de la Faculté des Lettres et Civilisations, ce(tte) collaborateur(trice) aura pour principales missions : PRINCIPALES FONCTIONS : Pour l'ensemble des formations de la Faculté des Lettres et Civilisations et en collaboration avec deux Assistantes de Direction : *Assurer l'accueil du public et répondre aux demandes de renseignement (en direct, par courriel, par téléphone) : apprenants, auditeurs, partenaires, intervenants, *Assurer la transmission de l'information (affichage, édition, diffusion et classement des notes internes, courriers aux enseignants, diffusion des notes informatives, édition des statistiques.), *Assister et assurer le suivi des étudiants pendant leur séjour à l'UCLy : scolarité, santé, sécurité, résolution de problèmes et suivi administratif des réclamations, *Réaliser des inscriptions et gérer administrativement la scolarité des étudiants, *Assurer la gestion financière des dossiers des étudiants et des tiers : devis, facturation, encaissement, relances, etc. *Réaliser des tâches courantes de secrétariat : préparation et envoi de mailings, de plaquettes, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, etc. *Gérer administrativement les évaluations et les questionnaires internes : planification, mise à jour des documents, diffusion et traitement des résultats, *Faire vivre les tableaux de bord et élaborer des statistiques, *Préparer et suivre des réunions d'information et réaliser des comptes rendus, *Répondre à des enquêtes, accompagner administrativement les actions de communication, participer à la relecture, à la mise à jour et à la publication des annonces publicitaires et des différents supports, *Organiser le tri, le classement et l'archivage des documents et dossiers étudiants (papier et numérique), *Procéder aux commandes de fournitures administratives courantes et aux commandes auprès des Moyens Généraux (réceptions, etc.), *Gérer la billetterie des activités culturelles, *Gérer les emplois du temps, *Organiser les examens (logistique et administratif), les jurys, *Gérer les bulletins de note, *Apporter une aide à la mise en œuvre logistique des rentrées, des cours, des réunions, salons et diverses manifestations, *Accompagner administrativement la mise en œuvre des mesures liées à la Qualité. *Communication et coordination avec les équipes pédagogiques. Profil : *Sens de l'organisation, ouverture et esprit d'initiative, *Capacité à travailler en équipe, *Rigueur, efficacité, autonomie, *Capacité à gérer les priorités, gestion du stress, *Sens de l'accueil et du service, bienveillance et capacité d'adaptation aux différents publics, *Compétence rédactionnelle et bonne orthographe, *Bonne maîtrise de l'informatique (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, Internet), *Capacité à utiliser et à maîtriser rapidement plusieurs logiciels (Utilisation d'une base de données (Synergie), de logiciels et plateforme spécifiques : ADE (planification), SPARC (inscription en ligne), eMouv (notes de frais). Poste à pourvoir : à compter du 26 août 2024
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 36H
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1870.0 Euros à 1871.0 Euros sur 12.0 mois
- Chèque repas
- Primes
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
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250 à 499 salariés
Mme Nathalie LAMOUREUX
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