Assistant / Assistante de direction (H/F) 21 - BEAUNE
Offre n° 177DYGV
Assistant / Assistante de direction (H/F)
21 - BEAUNE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 02 juillet 2024
Au sein de la Direction Générale des Services, l'Assistant de Direction (H/F) apporte une aide permanente au Directeur Général des Services en terme d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information et d'accueil. Membre de la Direction Générale, l'agent peut intervenir en soutien des autres collègues (juriste, secrétariat général, grands projets, ). Missions : - Organiser l'agenda, les rendez-vous et les déplacements du DGS ; - Accueillir les différents interlocuteurs par téléphone ou physique (agents et public extérieur) ; - Assurer le secrétariat et le suivi administratif du service (rédaction de mails, courriers, relevés de décisions, compte-rendu, classement, ) ; - Préparer les dossiers complets et gérer la logistique des rendez-vous en amont des rendez-vous et réunions pour le Directeur Général des Services et le service juridique (envoi des convocations) ; - Aider à l'organisation des Assemblées délibérantes et non délibérantes ; - Suivre des projets et activités de la direction ; - Enregistrer et diffuser quotidiennement le courrier et suivre les réponses. Profil recherché : Diplôme : - BTS Support à l'Action Managériale, BTS Assistant de Direction ou équivalent souhaité. Savoirs : - Compétences informatiques : (outils bureautiques, Cloud, système d'information) ; - Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services d'une collectivité ; - Notion d'organisation et de gestion du temps ; - Principes rédactionnels des notes de synthèses. Savoir-faire : - Capacité à prioriser et identifier les situations sensibles, devoir d'alerte ; - Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ; - Etablir une relation de confiance avec le Directeur Général des Services, ; - Organiser le classement et l'archivages des dossiers ; - Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat ; - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques. Savoir-être : - Sens du service public ; - Discrétion et confidentialité dans l'exercice des missions ; - Sens des relations humaines ; - Polyvalence, autonomie ; - Sens de la rigueur, de la méthode, de l'organisation ; - Esprit d'initiative et d'équipe. Temps de travail : Temps complet (36h00 sur 4,5 jours avec une demi-journée de libérée par semaine) - Horaires flexibles. Rémunération statutaire + régime indemnitaire + 13ème traitement de base + avantages sociaux (CNAS, chèques Kadéos, participation aux titres-restaurant, participation aux titres de transport, participation à la prévoyance santé). Merci d'adresser votre lettre de motivation et CV avant le 28 juillet 2024 à : Monsieur le Maire de Beaune Direction des Ressources et des Relations Humaines 8 Rue de l'Hôtel de Ville BP 30191 21205 BEAUNE CEDEX Ou par mail via cette offre d'emploi
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : Chèque repas
- Selon profil
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac+2 ou équivalents - BTS Support à l'Action Managériale Cette formation est indispensable
Compétences
- Archiver des dossiers et documents de référenceCette compétence est indispensable
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Collecter et analyser des données, des informationsCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Planning du personnelCette compétence est indispensable
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéCette compétence est indispensable
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
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