Assistant de direction (H/F) Générale des Services 29 - CARHAIX PLOUGUER
Offre n° 180PWBR
Assistant de direction (H/F) Générale des Services
29 - CARHAIX PLOUGUER - Localiser avec Mappy
Publié le 05 septembre 2024
Poher Communauté recherche un(e) assistant(e) à la direction générale des Services (Poste mutualisé 50% Ville de Carhaix/50% Poher Communauté) Voici les missions : I - Secrétariat du DGS - Réception des appels téléphoniques du DGS (recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur, assurer le bon accueil physique ou téléphonique et adapter son discours en fonction de l'interlocuteur). - Vous gérez l'agenda et les prises de rendez-vous en fonction des priorités du DGS. - Rédaction, classement et archivage des dossiers du DGS (courriers, notes, mails, comptes rendus, rapports). - Mise en forme de divers documents de travail. - Tenue de réunions : Préparation et suivi des réunions de services organisées par le DGS (invitations, convocations, organisation, rédaction de compte rendus, prise de notes lors des réunions). II- Secrétariat des assemblées - Participer à la préparation (convocations, préparation de la salle, envoi des dossiers aux Elus, dans les services et à la presse) et suivi des conseils et bureaux communautaires. - Mettre en forme les délibérations du conseil communautaire, les décisions et comptes rendus de bureau communautaire. - Suivi de la dématérialisation des actes transmis au contrôle de légalité. - Rédiger comptes rendus, procès-verbaux. - Procéder aux affichages réglementaires. - Tenir à jour le recueil des délibérations et des actes administratifs. - Tenir à jour les classeurs répertoriant les données administratives des différents organismes ou instances auxquelles les collectivités (communauté et commune) adhèrent ou sont représentées. III - Gestion des dossiers, notes, courriers, mails - Diffusion et organisation la circulation de l'information auprès des élus et dans les services. - Gestion du courrier : récupération du courrier à La Poste, gestion du courrier arrivé (réception, enregistrement, diffusion) et départ du courrier (dépôt à La Poste), suivi des réponses aux courriers signalés. - Centralisation et premier contrôle des courriers et divers documents avant signature des élus. - Préparation des convocations des commissions - Classement des documents relatifs aux commissions dans lesquelles siègent les élus. V - Référent RGPD Profil recherché - Connaissance de l'environnement institutionnel et local - Connaissance de l'activité et de l'organisation des structures partenaires de la MASP, de leur fonctionnement (horaires d'ouverture, permanences.) - capacité d'accueil et d'écoute - Bonne maitrise des outils informatiques et numériques. - Maîtrise de l'écrit et de l'oral - Techniques et outils de communication - Techniques de gestion admiratives et de secrétariat Le poste est à pourvoir dès que possible. Temps complet du lundi au vendredi, horaires de journée.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 37H30
- Salaire
- Salaire brut : Grille selon profil
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté - Secrétariat / informatique
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
COMMUNAUTE DE COMMUNES DE POHER COMMUNAU
50 à 99 salariés
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