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Assistant administratif / Assistante administrative (H/F) 34 - MONTPELLIER
Offre n° 180WHSZ
Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)
34 - MONTPELLIER - Localiser avec Mappy
Actualisé le 17 septembre 2024
Agence internationale de communication et d'événementiel se dédie exclusivement au domaine de la santé. L'humain et l'écoute sont au cœur de notre processus d'organisation en présentiel ou en distanciel. Nous œuvrons quotidiennement pour construire & donner vie aux projets de nos clients, des fondations aux dernières finitions. Nos clients sont pour la plupart des associations professionnelles de santé. Dispersées aux quatre coins du monde (Europe, Asie et États-Unis), notre rôle est de rassembler les membres en présentiel ou en digital et maintenir ainsi les liens entre eux en favorisant la transmission des connaissances. Missions principales : Assister la chargée administrative dans sa mission qui est d'apporter un soutien administratif aux chargés de congrès et à la Direction Support congrès - Gérer quotidiennement les différentes boites mails et le téléphone - Assurer la gestion administrative et la facturation des congrès : gestion des contrats des différents partenaires, émission des documents demandés (lettre de sollicitation, lettre de mandat etc.), émission de devis, de factures, relances sponsors et gestion du suivi de la partie financière en collaboration avec le chargé de projet - Régler les factures des prestataires - Faire les rapprochements relevés bancaires / factures pour envoi l'expert-comptable (mission mensuelle) - Mise à jour mensuelle du budget des congrès avec le relevé bancaire Secrétariat Associations Professionnelles de Santé - Planification de réunions (doodle, mail.), gestion de la boîte mail, rédaction et envoi des comptes-rendus de réunion - Travailler en étroite collaboration avec le bureau des associations dans l'organisation et la mise en place de projets et vie administrative d'une association (AG, CA, Cotisations etc..) - Assurer la coordination entre les différents protagonistes : client, prestataires, staff ANT CONGRES - Mise à jour ponctuelle du site internet des associations Support Direction - Suivi de planning de congés - Commandes fournitures - Saisir des comptes rendus de réunions Compétences attendues - Maîtriser les logiciels informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet) - La connaissance d'outils collaboratifs (zoom, teams,...), d'un logiciel de comptabilité. - Maîtriser l'anglais est un plus Votre profil - Capacité à travailler dans un espace de type « open-space » - Sens du travail en équipe - Gestion des priorités - Rigueur et organisation - Capacités d'anticipation - Autonomie - « Multitasking »
- Type de contrat
-
CDD - 3 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- temps partiel Autre
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 884.00 Euros à 1000.00 Euros sur 12 mois
- Primes
- Participation/action
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone nationale
Profil souhaité
Expérience
- 24 MoisCette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable
Compétences
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Planifier des rendez-vous
Langue
- Anglais
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Organisation de foires, salons professionnels et congrès
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