Assistant(e) de direction (H/F) 51 - REIMS
Offre n° 180WQGH
Assistant(e) de direction (H/F)
51 - REIMS - Localiser avec Mappy
Actualisé le 17 septembre 2024
Entreprise handi-bienveillante
Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du Directeur général, le (la) titulaire du poste assure les missions principales suivantes: Assister les cadres dirigeants dans l'organisation quotidienne de leur travail, préparation de tous dossiers de travail : complétude documentaire, recherche de sources et de ressources, mise en forme documentaire Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions en particulier les réunions liées au Conseil d'Administration ainsi que tous les actes, procédures et suivis afférents. Rédaction du procès-verbal sur la base d'un enregistrement audio et des notes prises en séance Élaborer le calendrier de la direction, arbitrage et pilotage des événements en vue de maintenir la fluidité et de l'équilibre des temps de représentation et de conception des cadres de direction Assurer l'accueil et le filtrage physique, numérique et téléphonique Gestion de la boîte aux lettres fonctionnelle de la direction, suivi et supervision des flux numériques (réorientation, archivage, suite à donner) Assurer l'interface avec l'interne et l'externe notamment en direction des instances académiques et nationales Organisation et suivi du calendrier des astreintes des cadres et agents techniques Traitement des dossiers de délégation de signature des cadres pour l'ensemble des structures Suivi du courrier spécifique de la direction et selon les cas élaboration de réponses Suivi des affaires réservées et coordination interservices pour la résolution des dossiers, veille actualité sur l'environnement institutionnel Archivage physique et numérique Gestion du stock de fournitures informatiques (commande et et gestion) Administration du logiciel e-parapheur Pilotage du parc véhicule des services centraux et lien avec le prestataire en charge de la maintenance En cas d'urgence ou de nécessité de service disponibilité au-delà de l'amplitude ordinaire de travail Travail concerté avec alternante sur le service pour l'année 2024-2025 Descriptif du profil recherché Connaissances : - Système éducatif et enseignement supérieur et ses enjeux et notamment réseau des œuvres universitaires - Techniques de documentation - Culture internet - Environnement professionnel : organigrammes, compétences, relais - Environnement socio-économique - Techniques de communication - Processus d'archivage physique, et numérique - Modes de fonctionnement des administrations publiques Compétences opérationnelles : - Apporter une réponse personnalisée - Réaliser des synthèses - Rédiger et mettre en forme les documents - Évaluer et hiérarchiser des besoins - Structurer son travail - Savoir planifier et respecter les délais - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité - Savoir gérer les aléas Compétences comportementales : - Sens de l'initiative - Capacité d'adaptation - Sens de l'organisation - Réactivité - Sens relationnel - Sens de la confidentialité
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Autre
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1801.73 Euros sur 12.0 mois
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents secrétariat assistanat Cette formation est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activitéCette compétence est indispensable
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Planning du personnel
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.
Cette entreprise participe à l’initiative “entreprise handi-bienveillante”. Pour en savoir plus, consulter les raisons de cette initiative
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