Assistant(e) de Direction Polyvalent(e) / Mixte (H/F) 971 - STE ROSE
Offre n° 181BFLX
Assistant(e) de Direction Polyvalent(e) / Mixte (H/F)
971 - STE ROSE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 18 septembre 2024
L'assistant(e) de Direction Polyvalent(e) / Mixte (ADP/M) au sein de HMS, et l'assistante du président de la société et évolue sous sa directive, intervient dans la gestion administrative et logistique et la réalisation des prestations de services. Il/Elle se voit attribuer les missions suivantes : Tâches prioritaires : - Accompagnement du président de la société afin de faciliter et d'optimiser la gestion administrative de son activité - Gestion de l'agenda et emploi du temps quotidien du président et de la société - Réception et tri des appels téléphoniques. - Accueil physique des rendez-vous. Tâches administratives : - Préparation et organisation de la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques.). - Gestion, suivi et archivage des comptes rendus et documentation de la société et son président. - Organisation du tri et de l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information). - Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus. - Gestion et actualisation de la documentation professionnelle et réglementaire. - Compte-rendu à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. 2/ Activités spécifiques - Participation sur chantier (équipiers ou responsable) - Participation à l'organisation de la logistique des recrutements et des formations. - Réalisation d'un suivi administratif du personnel. - Établissement et gestion des budgets ou réalisation du traitement des dossiers comptables. - Gestion et suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d'un budget, relance clients.). - Suivi des procédures d'appels d'offres. 3/ Compétences requises - Compétences techniques - Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) - Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise.) - Connaissances en gestion administrative - Connaissance des normes rédactionnelles - Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie) - Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation - Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire - Maîtrise de l'organisation d'événements - Connaissances en droit du travail et législation sociale - Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire - Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord Type de contrat : CDI avec une période d'essai La société est localisée à Sainte-Rose ; il y a obligations de se déplacer régulièrement sur le territoire de la Guadeloupe pour les interventions liées aux prestations ; il y a possibilité d'effectuer les missions en télé travail. Profil idéal : Diplômé(e) d'un BAC, BAC+2 ou BAC+3 dans le domaine administratif. Débutant(e) accepté(e), expérience appréciée
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 40H Possibilité de télétravail
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2020.0 Euros sur 12.0 mois
- Pc portable
- Déplacements
- Déplacements : Quotidiens Zone régionale
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac ou équivalent
Compétences
- Animer, coordonner une équipeCette compétence est indispensable
- Archiver des dossiers et documents de référenceCette compétence est indispensable
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activitéCette compétence est indispensable
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Planning du personnelCette compétence est indispensable
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
- Assurer un accueil téléphonique
- Collecter et analyser des données, des informations
- Créer, organiser ou coordonner un évènement
- Droit du travail
- Législation sociale
- Organiser et contrôler un approvisionnement
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Réaliser la gestion administrative du personnel
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
Langue
- Anglais
Permis
- B - Véhicule légerCe permis est indispensable
Savoir-être professionnels
- Avoir le sens du service
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- S'adapter aux changements
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Autres activités de nettoyage des bâtiments et nettoyage industriel
Entreprise
HORIZON MULTI SERVICES
0 salarié (n'ayant pas d'effectif au 31/12 mais ayant employé des salariés au cours de l'année de référence)
M. tadjah becker 0690202430
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