Assistant / Assistante de direction 13 - MARSEILLE 07
Offre n° 181BSVJ
Assistant / Assistante de direction
13 - MARSEILLE 07 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 13 septembre 2024
L'assistant-e de direction organise et coordonne pour le directeur et l'administrateur du Théâtre national de Marseille La Criée, la transmission et la rédaction des informations concernant la direction du Théâtre. Il/elle tape, saisit et présente des notes et des documents généralement à caractère confidentiel. Il/elle traite, exploite et suit une partie des informations de la direction du Théâtre (correspondance courante, affaires spécifiques). Il/elle réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques à destination de la direction, établit un contact direct avec le directeur, l'administrateur et avec l'extérieur. Il/elle peut également et ponctuellement encadrer et former des collaborateurs ou être responsable du suivi budgétaire des frais de la direction. Ce poste s'exerce en étroite collaboration avec le directeur et l'administrateur. Il nécessite de gérer simultanément les activités en cours et les demandes nombreuses (téléphone, visites) provenant des différents services du Théâtre, de l'extérieur, du directeur ou de l'administrateur. L'assistant-e de direction a une bonne connaissance des principaux enjeux de la direction du Théâtre. A ce titre, il/elle peut être amené(e) à proposer la modification ou la création de certaines procédures. MISSIONS PRINCIPALES Sous la responsabilité du directeur et de l'administrateur, l'assistant-e de direction assure les missions suivantes : - Gérer l'emploi du temps du directeur et suivre celui de l'administrateur. - Planifier et organiser les rendez-vous, réunions, déplacements et voyages en France et à l'étranger. - Accueil téléphonique des appels destinés à la direction et filtrage des appels ou des demandes en fonction de leur importance et des priorités. - Accueil physique des rendez-vous de la direction. - Enregistrer, trier et distribuer le courrier. Alerter sur les courriers importants. Affranchir le courrier. - Rédiger, taper et mettre en forme différents documents (courriers, notes, rapports.). - Organiser et traiter l'archivage des dossiers de la direction. Archiver et numériser (sur l'intranet) la totalité des courriers et documents de la direction. - Assurer la prise de notes en réunions (réunions des services, de direction, réunions spécifiques) et rédiger les comptes-rendus. - Aménager le planning des permanences des cadres du Théâtre. - Rédiger ponctuellement les contrats de travail d'intervenant-es. - Gérer le budget des frais professionnels de la direction et éventuellement d'autres budgets spécifiques. - Lecture de documents ou informations orales en anglais. Dactylographier ou rédiger des courriers en anglais. - Assurer l'interface entre les personnes de la direction, celles des autres services et les interlocuteurs extérieurs. - Contribuer à l'utilisation rationnelle des services et des fournitures. - Optimiser les coûts de frais de déplacement (recherche des meilleurs tarifs). - Optimiser les coûts des consommables (fournitures, abonnements, contrats annuels etc.). - Optimiser les services extérieurs (frais de coursiers, etc.). - RH : mise en ligne et diffusion des offres d'emploi, organisation des entretiens pour la direction et réponses aux candidat.es. PROFIL - Bureautique et informatique utilisateur : maîtrise Word et Excel. - Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, maîtriser l'orthographe et la grammaire. - Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d'interlocuteur, s'exprimer au nom du Théâtre. - Connaissance du Théâtre : connaître les directions et les services en rapport avec le poste et les principaux interlocuteurs. Intérêt pour le spectacle vivant. - Organisation et planification : respecter les procédures d'organisation, planifier ses activités à moyen et long terme, gérer les priorités et les aléas.
- Type de contrat
-
CDD - 6 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Chèque repas
- selon profil
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone départementale
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Planning du personnelCette compétence est indispensable
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Classer des documents
- Collecter et analyser des données, des informations
- Créer, organiser ou coordonner un évènement
- Organiser et contrôler un approvisionnement
- Piloter une activité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Permis
- B - Véhicule léger
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
Informations complémentaires
- Qualification : Agent de maîtrise
- Secteur d'activité : Arts du spectacle vivant
Entreprise
THEATRE NATIONAL DE MARSEILLE LA CRIEE
20 à 49 salariés
Mme Youna Lepan
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