Missions générales et attributions : Gestion téléphone : Accueil du public, renseignements Prise des messages Filtrage des appels Enregistrement du courrier arrivé et du courrier départ Gestion des registres de présence (usagers, personnels, stagiaires) et tableaux de bord Elaboration, rédaction et dactylographie de tout courrier (avec consignes de la Directrice, Cheffe de Service) Dactylographie et classement des courriers à l'attention des familles/intervenants Suivi des factures : rapprochement des devis, accord pour commande et des bons de livraison, mise à la signature, expédition au siège. Archivage des divers documents et dossiers Commande et demande de devis fournitures de bureau et autres Gestion des CDI : Constitution et mise à jour du dossier individuel du salarié Gestion des visites médicales d'embauche, annuelles et de reprise de travail après un arrêt de travail de plus de 30 jours, Gestion, des arrêts de travail : Enregistrement et contrôle des arrêts de travail, puis des indemnités journalières après recueil sur site internet de la CPAM Inscription à CHORUM pour les arrêts de travail de plus de 3 mois Suivi des indemnités journalières CPAM Saisie et contrôle des éléments de paie Gestion du dossier de Formation (PAUF, inscription, etc.. en lien avec le siège) Constitution du dossier des jeunes accueillis : Préparation à l'admission : Courrier aux familles avec les divers documents (livret d'accueil, règlement de fonctionnement, ..) Etablissement du contrat de séjour Gestion de la caisse : Classement des pièces justificatives des dépenses de caisse, Etablissement des décomptes journaliers de caisse Gestion des entrées et sorties de la caisse LOGICIELS INTERNES : OCTIME : vérification, en lien avec la Direction, des éléments variables de paie des salariés NETVIE : Création des dossiers des jeunes Suivi des dossiers (mise à jour) Insertion par scan des documents (notifications, contrat de séjour, avenants, ESS, etc.) ALFA GRH Saisie et contrôle des éléments de paie Etablissement et rédaction des CDD inférieur à 3 mois Gestion des départs des salariés (certificat de travail, solde de tout compte, attestation Pôle Emploi, BIAF) Etablissement des attestations de salaire, puis envoi à la CPAM par le biais de Net Entreprise LOGICIEL VIA TRAJECTOIRE En lien avec l'assistante sociale : veille à la mise à jour des dossiers usagers Compétences : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), Internet Bonnes capacités rédactionnelles Savoir communiquer rapidement et efficacement Anticipation, proactivité Poste à hauteur à pourvoir au 09/12/2024