Assistant / Assistante de direction 94 - ST MAURICE
Offre n° 182JYNJ
Assistant / Assistante de direction
94 - ST MAURICE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 08 octobre 2024
Intitulé du poste : Assistant (f/h) de la Direction Appui, Traitements et Analyses des données (DATA) Affectation : La Direction Appui, Traitements et Analyses des données (DATA) est une direction assurant l'appui à l'ensemble de l'agence pour le traitement et l'analyse des données. Les activités principales de la direction sont le data-management, l'analyse statistique, la géomatique, la métrologie et l'appui aux applications informatiques. La direction porte également la surveillance syndromique et soutient la conception, la mise en place et l'exploitation des enquêtes. MISSIONS / ACTIVITES : Sous la responsabilité du directeur de la DATA, l'assistant recruté contribue à l'ensemble des activités d'assistanat de la direction ou de ses différentes unités. Il garantit son bon fonctionnement administratif et logistique. L'assistant sera principalement chargé des activités suivantes : Gestion administrative et financière - Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par le directeur, son adjoint ou les unités, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents - Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein de la direction en lien avec le directeur et son adjoint Office management - Réceptionner, trier, diffuser l'information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet) - Organiser l'agenda, les rendez-vous du directeur et de son adjoint - Organiser les réunions de direction et les réunions pour les responsables d'unité - Garantir le bon déroulé du circuit de validation interne (suivi sous Elise) - Vérifier les courriers mis à la signature du directeur en veillant à l'application de la charte graphique de l'établissement et des règles administratives et assurer le suivi (format papier ou dématérialisé) - Effectuer les commandes à la demande selon les procédures en vigueur - Participer à la circulation de l'information dans la direction Soutien au métier - Gérer le processus de déplacements du directeur, de son adjoint, des agents de la DATA et des personnes extérieures participant aux réunions : avis de réunion ; ordres de missions : transports, hébergements ; état de frais - Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, transmission des informations au prestataire logistique, vérifier l'installation conforme de la salle et la livraison des éléments demandés) - Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe. Ressources humaines - Organiser l'accueil des nouveaux arrivants et la mise en place des moyens nécessaires en interface avec la DRH, les services généraux et la DSI et les accueillir L'assistant pourra également apporter un soutien aux activités de réponse aux alertes dans la limite de ses compétences et contribuer aux démarches transversales visant à mieux structurer la fonction d'assistant. Pour postuler : Adresser les candidatures : lettre de motivation + CV
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Annuel de 21203.0 Euros à 36330.14 Euros sur 12.0 mois
Profil souhaité
Expérience
- 3 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac ou équivalent - BTS Assistant de direction souhaité Cette formation est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activitéCette compétence est indispensable
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Connaître les principes de la commande publiqueCette compétence est indispensable
- Excellente maitrise des outils bureautiques Cette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Maitrise des logiciels Elise, Qualiac, GFD, GlobéoCette compétence est indispensable
- Maîtrise de Word, Excel, PowerPointCette compétence est indispensable
- Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords)Cette compétence est indispensable
- Savoir planifierCette compétence est indispensable
- Savoir rendre compteCette compétence est indispensable
- Savoir rédiger des documents administratifs Cette compétence est indispensable
- Savoir rédiger des notes, comptes rendusCette compétence est indispensable
- Planning du personnel
Langue
- Anglais
Savoir-être professionnels
- Avoir le sens du service
- Faire preuve de réactivité
- Faire preuve de rigueur et de précision
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
Entreprise
SANTE PUBLIQUE FRANCE
500 à 999 salariés
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