Assistant / Assistante de direction (H/F) 11 - CASTELNAUDARY
Offre n° 182KWMZ
Assistant / Assistante de direction (H/F)
11 - CASTELNAUDARY - Localiser avec Mappy
Actualisé le 08 octobre 2024
Description synthétique : Organiser pour le Directeur et son équipe de direction la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées aux relations internes et externes d'un secrétariat d'une direction générale. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,.). Liaisons hiérarchiques : - Directeur Liaisons fonctionnelles : - Toutes les directions fonctionnelles - Autres établissements publics et privés - Autorités de tutelle - Président de la CME, chefs de pôle, Cadres de santé . - Président de la CSIRMT Fonctions principales relevant du secrétariat de Direction commun à la Gouvernance - Accueil et prise en charge téléphonique - Traitement et orientation des appels et des messages téléphoniques - Traitement et mise en forme de documents, rapports et courriers après validation du directeur - Réception, traitement, suivi et envoi des e-mails - Appui à l'organisation des instances hospitalières et extra hospitalières (GHT, GCS, .) - Gestion du planning de la direction - Enregistrement, tri, diffusion, suivi, classement et archivages des documents : courriers, notes, rapports des documents du secrétariat de direction, du président de la CME et du Président de la CSIRMT - Réservation et gestion des salles pour la direction. - Gestion des fournitures du service et matériel de bureau - Gestion des congés des directeurs et gardes de direction - Gestion des évaluations des directeurs, primes fonction et résultat - Suivi des comptes-rendus des comités de direction et comités de direction élargis - Suivi annuaire interne (téléphone - email- organigrammes détaillés) Fonctions spécifiques : - Suivi des conventions liant l'établissement à des partenaires extérieurs et mise en forme - Suivi des dossiers institutionnels (mise en forme, diffusion - Appui auprès des dossiers relevant des affaires générales et des contentieux avec la DRH-AM, et Finances (veille juridique, suivi des dossiers, mise en forme juridique, archivages, prises de contact, etc.) - Assurer le secrétariat et les comptes-rendus des instances : Conseil de Surveillance, Directoire, Commission Médicale d'Établissement, Groupement Hospitalier de Territoire, CSIRMT, autres. - Suivi de la politique d'archivage institutionnelle et des décisions de direction. Horaires de travail : Du lundi au jeudi : 08h30-12h00 et 13h30-17h30 Le vendredi : 08h30-12h00 et 13h30 et 17h00 Connaissances : Connaissance de l'organisation de la Santé Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Secrétariat Accueil téléphonique Classement et archivage Savoir-Faire: Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer aisément en face -à- face auprès d'interlocuteurs divers et variés Travailler en équipe / en réseau Utiliser les outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, Power point .) Savoir-Etre Confidentialité Disponibilité Capacité d'adaptation Rigueur Diplomatie Sens du contact Formation et expériences - Bac+2 : secrétariat de direction - Assistante de direction et administration générale - Et/ Ou : Expériences significatives en milieu hospitalier, clinique, secteur de la santé, entreprise.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 37H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2000.0 Euros à 2500.0 Euros sur 12.0 mois
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 24 MoisCette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents - secrétariat de direction Cette formation est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activitéCette compétence est indispensable
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Planning du personnel
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Activités hospitalières
Entreprise
CENTRE HOSPITALIER CASTELNAUDARY
200 à 249 salariés
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