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Assistant administratif (H/F) 46 - Souillac
Offre n° 182NGCB
Assistant administratif (H/F)
46 - Souillac - Localiser avec Mappy
Actualisé le 11 octobre 2024
Le Centre de Formation des Apprentis de l'académie de Toulouse (CFAA) est une structure de l'Éducation nationale. Créé en 2016, il forme des jeunes en contrat d'apprentissage, au sein de 94 Unités de Formation par Apprentissage (UFA). Il est une entité du Groupement d'Intérêt Public - Formation et Certification pour l'Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) de Toulouse, créé en 2002 et chargé de mettre en œuvre un ensemble de services concourant à l'éducation et à la formation tout au long de la vie. Le CFA de l'académie de Toulouse est un CFA hors les murs qui s'appuie sur le réseau des lycées et lycées professionnels du secteur public de la Région Occitanie Ouest (ancienne région Midi-Pyrénées). Gestion administrative Gérer le process administratif des contrats d'apprentissage dans l'outil Yparéo Vérifier la complétude des contrats d'apprentissage Saisir les dossiers sur Yparéo Etablir les conventions financières, et assurer leur suivi Répondre aux demandes d'emails et téléphonique, et diverses réclamations Saisir les contrats d'apprentissage sur les différents OPCO, répondre aux réclamations et courriers des OPCO Relancer les entreprises et les OPCO pour régulariser les dossiers Etablir le suivi des ruptures et le communiquer mensuellement aux médiatrices et services en charges du décrochage scolaire Mise à jour des situations des apprentis sur Yparéo (en fonction des ruptures, des abandons définitifs de formation.) Gestion courante Seconder la coordonnatrice administrative en son absence Réception et traitement des demandes téléphoniques et des mails : fournir des informations relatives aux demandes Conseiller et orienter vers les services et les interlocuteurs compétents Filtrer les appels téléphoniques Enregistrer et transmettre le courrier en l'absence de la coordinatrice administrative Informer la hiérarchie d'éventuels dysfonctionnements Participer aux travaux de démarche qualité Etablir les conventions de contractualisation du CFAA avec les EPLE en collaboration avec la responsable budgétaire et en assurer le suivi Venir en renfort à l'équipe administrative en cas de surcharge ponctuelle de travail Connaissances requises Maîtrise de la comptabilité publique et du secrétariat Connaissances de l'outil Ypareo Maîtrise de Word, Excel, Internet, messagerie Maîtrise des règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe Adaptation de son langage et de ses messages au type d'interlocuteur Exigences requises Catégorie : B Diplôme minimum requis : Bac à Bac +2 Connaissance de la comptabilité publique Connaissance de la comptabilité client et fournisseur Maîtrise des outils bureautique (Pack Office) Connaissance du secteur de l'apprentissage Sens des responsabilités Discrétion et confidentialité Organisation Sens du contact Réactivité Autonomie Poste susceptible d'être à pourvoir du 04/10 au 03/11 (CDD) Quotité : 100% Poste basé en EPLE à SOUILLAC (46)
- Type de contrat
-
CDD - 1 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 39H10 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Selon grilles
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Planifier des rendez-vous
- Capacités relationnelles
- Discrétion
- Rigueur, organisation, polyvalence et autonomie
- Sens des responsabilités
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de réactivité
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Formation continue d'adultes
Entreprise
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