Objectif global : Interface entre les intervenant(e)s à domicile et les bénéficiaires, le Responsable de Secteur Niveau 1 occupe le premier niveau d'encadrement au sein d'une agence de services à la personne. Il organise les services d'aide à domicile. Le/la Responsable de Secteur Niveau 1 encadre une équipe d'intervenant(e)s à domicile : - Auxiliaires de vie (Niveau 1, 2 et 3) - Aide-ménagèr(e)s Selon le volume d'activité et/ou les besoins spécifiques, il/elle est amené à encadrer des stagiaires et un(e) Assistant(e) d'Agence. Il/elle sait exercer son devoir d'alerte auprès de l'équipe dirigeante en cas de problématique rencontrée. Modalité de reporting : Suivi hebdomadaire des points en cours et des éventuels points bloquants avec le/la Responsable Régional ou le/la Responsable d'agence ou le/la Gérant(e). Description des missions : 1. Organisation : - Recenser les besoins des bénéficiaires (autonomes de GIR5 à GIR 4, et dépendants GIR3) - Gestion des plannings : attribuer une prestation en veillant au respect du cadre réglementaire - Affecter les intervenants selon leurs compétences et selon les souhaits et contraintes des clients - Gestion des absences et réattribution de prestations : rechercher un remplaçant et le proposer au bénéficiaire - Mise en place de demande prestations GIR5 à GIR 4 en urgence - Vérifier et valider les prestations pour transmission au service facturation et assurer la préparation des paies intervenant - Suivre les règlements des factures : encaissements et relances - Organiser les congés : recueillir les demandes de congés, évaluer les besoins du service, valider les congés - Mesurer la satisfaction des bénéficiaires - Suivre les process Qualité et sensibiliser les équipes - Repérer les investissements à réaliser : matériel informatique, fournitures, embauches, autres et transmettre l'information au responsable d'agence 2. Management et GRH : - Évaluer les besoins et préparer les annonces et les transmettre aux partenaires emploi ou au service Recrutement interne - Intégration des nouveaux embauchés : Présentation du Groupe Zephyr, de l'agence, du poste, du contrat et du cadre d'intervention - Solliciter son responsable pour la rédaction et la signature des contrats de travail et les présenter au nouvel embauché, Gestion des avenants - Faire les déclarations d'embauche auprès des institutions - Constituer les dossiers intervenants conformément aux procédures qualité - Suivi de période d'essai : évaluer le salarié, rompre ou valider la période d'essai - Suivi des échéances : mutuelle, assurances voiture, visités médicales - Piloter son équipe : distribuer le travail en veillant au taux d'occupation, contrôler le travail réalisé par le biais de visites de contrôle - Dynamiser, motiver son équipe 3. Commercial et développement : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et prospects - Présenter l'argumentaire commercial et les valeurs du Groupe Zephyr - Organiser des rendez-vous - Assurer la prospection et savoir solliciter ses partenaires - Être force de proposition - Suivre les fluctuations de l'activité 4. Communication écrite et orale : - Rédiger des notes, des comptes-rendus, des mails - Expliquer le travail à effectuer aux intervenants - Participer à des réunions de direction - Adapter le mode de communication en permanence au contenu du message, des interlocuteurs, de la situation - Tenir les dossiers administratifs et informatiques à jour, Archiver - Appliquer la déontologie professionnelle (secret professionnel) Compétences requises : 1. Connaissances : - Connaitre les techniques favorisant la communication : observation, écoute active, reformulation, questionnement - Connaitre les mécanismes et circuits financiers (APA, PCH, PAJE, CESU) - Connaitre les procédures internes - Connaitre les démarches qualité dans le cadre de la loi Borloo - Connaitre l'argumentaire commercial - Connaitre la concurrence et les interlocuteurs médico-sociaux