CDD 15 JOURS MINIMUM POUR REMPLACEMENT MISSION Le/la secrétaire est une fonction importante de la Fondation. Il/elle a une mission d'accueil et participe à l'organisation et au fonctionnement de la Direction Générale et des établissements de la Fondation. Il/elle s'assure de créer de bonnes conditions d'accueil et de convivialité. En véritable interface, il/elle veille à la bonne circulation de l'information et gère les données entrantes et sortantes. Le poste est partagé entre le secrétariat de la direction générale (70% du temps de travail) et le secrétariat de l'EHPAD de Missilien (30% du temps de travail). A ce titre, il/elle assurera notamment : Sur les 2 postes - Les accueils téléphoniques et physiques - La gestion, rédaction et mise en forme de courriers, notes, courriels, compte-rendu etc. - Le rapprochement des bons de livraison aux factures et la saisie fournisseurs - L'enregistrement et la distribution du courrier Sur la Direction Générale - La circulation de l'information par l'affichage - Le dossier de presse quotidien de la Fondation - La gestion des réservations (salle de réunion et véhicules, etc.) - Le maintien aux meilleures conditions d'accueil dans les espaces ouverts aux visiteurs. Sur l'EHPAD de Missilien - La tenue de la caisse - Les visites de l'établissement aux futurs résidents et leurs familles - La prise de rendez-vous pour les résidents - Les dossiers admissions, mises à jour des dossiers des résidents ainsi que de la liste d'attente PROFIL Formation/ Expérience : Formation Bac pro secrétariat Compétences/Aptitudes liées au poste : - Sens relationnel développé - Maîtrise du pack office (Word et Excel, .) - Sens de l'organisation - Patience, écoute et bienveillance - Capacité à travailler en équipe Serait appréciée : la connaissance du secteur d'activité de la personne âgée