Assurer le circuit complet des factures : réception, vérification de la présentation, visa de la maîtrise d'œuvre (interne ou externe), visa N+1, copie, transmission au service comptabilité pour règlement, enregistrement, classement... Etablir et mettre à jour un tableau du suivi des factures des chantiers en cours. Veiller à ce que les entreprises soient réglées. Etablir les tableaux annuels des factures. Suivre le circuit complet des appels de fonds dans le cadre des demandes de subventions.. Etablissement des commandes directes et mise à la signature Réceptionner les factures, situations et les certificats de paiement de la maîtrise d'œuvre et des entreprises Vérifier les entités, les montants, les chantiers, et la TVA et relance(s) si erreur Transmettre à la comptabilité et vérifier le bon enregistrement dans le logiciel (date d'enregistrement / oubli, entités, montants, chantiers) Répondre aux relances/demandes des fournisseurs (téléphone, mail, courrier) Répondre aux diverses demandes de la comptabilité (RIB fournisseurs, confirmation.) Demander les virements spécifiques (acomptes .) Mettre à jour les tableaux de suivi par SCI Suivre administrativement et financièrement les projets immobiliers en lien étroit avec les chargés d'opération Gestion locative : Gérer la base de données des locataires (tableaux croisés dynamiques). Etablir et mettre à jour le répertoire des locaux, le transmettre à la comptabilité. Suivre les comptes individuels des locataires ou des services : avenants, mouvements de locaux, préparation des appels de loyers, Assurer l'interface entre les occupants et les prestataires de services Appeler les loyers (édition des facturations et appels de loyers) pour les différentes SCI gérées au sein de la DPI Réaliser le secrétariat lié à la convocation aux assemblées générales et contribuer à la rédaction du contenu en fonction des besoins. Contribuer à la mise au point et au suivi régulier de l'outil informatisé de Gestion de Patrimoine (« GestPat »), pour l'historisation des baux, des loyers, des révisions de loyers, des appels de loyers, des mises à jour et des requêtes associées (extraction de données). Gestion administrative / intendance du service Gérer le courrier. Assister à la facilitation et à l'organisation des déplacements (réservation train et/ou véhicules ou autres) ou d'évènements. Mettre à jour les fiches contact OUTLOOK et annuaires Excel (par affaire) Gérer l'agenda du Directeur des Projets Immobiliers et réaliser la prise de rendez-vous. Coordonner et assurer l'archivage des dossiers et documents relatifs aux affaires et projets immobiliers. Suivre administrativement et financièrement les sinistres (RC ou multirisque) en coordination avec les chargés d'opération. Formation supérieure de niveau bac + 3 minimum, dans les domaines de la gestion immobilière et/ou de la maitrise d'ouvrage. Expérience de 3 ans minimum dans une fonction similaire ou équivalente. Maîtrise du Pack Office. Avoir le sens du relationnel et de la communication, être organisé/e et rigoureux/se, être dynamique et réactif/ve, faire preuve de discrétion et de confidentialité. Savoir-être adapté au travail en équipe, dans un esprit de collaboration. Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.