Pour répondre aux besoins de la directrice de l'association et des 5 salariés, le-a titulaire de la fonction assure les missions d'appui à la gestion administrative de l'association et ses services et prend en charge la gestion de l'administration du personnel. Il-elle assure la la gestion économique et financière de l'association et prend en charge la gestion des services généraux Poste basé à Paris idéalement 14ème télétravail occasionnel possible Gestion administrative : Assurer le suivi des dossiers administratifs et leur classement papier et numérique dont arborescence des serveurs communs Planifier et organiser les rencontres avec les partenaires institutionnels et techniques Organiser et coordonner les informations internes et externes Gérer la boîte mail générique de l'association ; enregistrer et affecter le courrier postal. Centraliser le fichier des contacts des partenaires, bénévoles et prestataires de l'association Administration du personnel (5 salariés) Recueil et transmission des documents pour les contrats de travail au prestataire RH Veiller à la complétude des dossiers RH (contrats de travail, absences, entretiens d'évaluation, entretiens annuels et entretiens professionnels.) et leur archivage papier et numérique / registre du personnel / médecine du travail Déposer les adhésions auprès de la mutuelle d'entreprise Rédiger et demander les attestations nécessaires à l'arrivée et au départ d'un salarié Suivre le plan de développement des compétences et demande de prise en charge auprès de l'OPCO Préparer mensuellement les variables de paie des salariés permanents pour transmission au prestataire RH Effectuer le suivi et l'enregistrement des congés des salariés, des titres de transport et des titres-restaurant, répondre aux demandes des salariés Effectuer une veille juridique sur les évolutions réglementaires du droit du travail. Traiter les dossiers des stagiaires Gestion des services généraux : Gérer les prestataires logistiques et de sécurité de l'association (fourniture d'électricité, copieurs, loyers, informatique, assurance, entretien des locaux, véhicules,.), Gérer les contrats, veiller aux échéances des contrats, renouveler les contrats, réaliser et suivre les déclarations de sinistres y compris véhicules Gérer le matériel : référencement, suivi des stocks et des besoins de renouvellement Gestion locative pour les travailleurs : recherche immo, contrats de location, mandats de prélèvement, assurance Gestion économique et financière : Assure le pilotage et le contrôle de facturation de l'ensemble des services de l'association (avance de frais des réfugiés et reprise sur salaire,.) Elabore les documents, les tableaux de bord et de suivi des indicateurs de gestion et d'analyse des écarts et en rend compte à la direction et au Bureau, Réaliser le suivi des règlements des factures, suivi des dossiers de subventions, suivi des budgets, compte-rendu Assurer le suivi de la trésorerie de l'association Formation : Bac +2 minimum (BTS Assistant de Direction, DUT GEA ou équivalent). Expérience : Une expérience antérieure en tant qu'assistant(e) de direction, idéalement dans une association ou une structure similaire, est souhaitée. Cf convention 51