À propos du poste Nous recherchons un(e) assistant(e) expérimenté(e) pour rejoindre notre équipe. Spécialisée dans l'aménagement de bureaux à Paris, notre société gère plus de 30 projets par an grâce à une équipe d'architectes et d'ingénieurs passionnés. Ce poste offre une opportunité unique pour les personnes ayant une excellente capacité d'organisation, une volonté de s'épanouir dans un environnement en pleine croissance et le désir de contribuer activement à une aventure entrepreneuriale. Vous aurez des responsabilités transversales et variées. Vos responsabilités 1. Facturation client - Collecter les devis et bons de commande. - Établir et envoyer les factures clients. - Mettre à jour un tableau récapitulatif des devis, travaux supplémentaires, paiements clients, et suivre les créances. - Assurer le suivi des factures impayées (relances, envois de courriers recommandés). - Calculer et mettre à jour les créances totales par client. 2. Gestion des paiements - Effectuer les paiements des fournisseurs et collecter les factures correspondantes. - Traiter les paiements des prestataires et rassembler les justificatifs nécessaires. - Tenir à jour un tableau des virements réalisés. - Mettre à jour la liste des dettes fournisseurs. - Gérer les règlements des coûts fixes, vérifier et négocier les tarifs. - Assurer le paiement des salaires et contrôler les congés payés. 3. Comptabilité - Collecter et organiser les factures des fournisseurs et prestataires. - Vérifier les factures liées aux utilisateurs de la carte d'entreprise et leur conformité avec les projets. - Collaborer avec le comptable et vérifier les relevés bancaires mensuels. 4. Administratif - Gérer l'ouverture de nouveaux comptes. - Assurer la gestion des documents administratifs sur le site. - Suivre les amendes routières. 5. Informatique - Superviser la transition informatique de la société.- Gérer le domaine du site internet, les emails et le stockage cloud de l'équipe. - Assurer la sécurité des données sensibles 6. Achats - Collaborer avec l'équipe opérationnelle pour les commandes et achats de matériaux. - Mettre à jour la liste de fournisseurs et entretenir des relations commerciales privilégiées. - Contrôler et négocier les prix d'achat. - Gérer les paiements et collecter les factures. 7. Marketing - Coordonner ou suivre la prise de photos des projets réalisés.- Contribuer à la création d'outils marketing (présentations, brochures, etc.). 8. Juridique - Gérer les impayés clients (relances, mises en demeure, suivi avec l'avocat si nécessaire). - Superviser les contrats de sous-traitance et vérifier leur conformité (obligations URSSAF, etc.). 9. Développement & Office Management - Proposer et organiser des activités de team building pour maintenir une ambiance positive. - Suggérer et coordonner des formations pour les collaborateurs - Participer au processus de recrutement. - Contribuer à l'aménagement et à la décoration des bureaux pour en faire un espace de travail agréable.