MISSION GÉNÉRALE Le(la) Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative pilote et participe à la coordination de l'ensemble des dossiers administratifs de l'entreprise tout en gérant l'accueil physique et téléphonique. POSITIONNEMENT Rattachée hiérarchiquement à la Direction générale de l'entreprise, le(la) Chargé(e) d'accueil, de gestion administrative a des liens fonctionnels avec tous les autres membres de l'équipe : Coordinateur (trice) opérationnel (le), Responsables de formation, Équipes Recrutement, Équipe commerciale et Consultants externes. MISSIONS Le(la) Chargé(e) d'accueil, de gestion administrative a pour missions principales la gestion transversale des dossiers administratifs et l'accueil des clients. Pour cela, il/elle assure les activités suivantes : - Accueil physique et téléphonique ; - Gestion du courrier ; - Gestion des salles (planification, recherche de salle, réservation.) - Préparation des salles ; - Accueil des stagiaires et gestion des pauses-cafés ; - Gestion des stocks et commandes de consommables : fournitures, eau, café, viennoiseries, cartouches copieur, etc. ; - Mise à jour et gestion des sessions de formation sur le Carif-oref ; - Saisie et suivi des devis Kairos (formation continue) ; - Logistique session FOAD (Zoom...) - Assistance auprès des responsables de formation sur les dossiers de sessions (convocation, émargement, évaluation, etc.) via le logiciel dédié (GesCOF) Mission(s) complémentaire(s) : - Promotion et vente de prestations ; - Prospection téléphonique et éventuellement physique sur le portefeuille prospects/clients confié ; - Identification des besoins et rédaction des propositions commerciales en accord avec le supérieur hiérarchique ; - Alimentation de la base de données clients/prospects. MOYENS MIS A DISPOSITION - Ordinateur, logiciels bureautiques - Imprimante, scanner - Messagerie électronique, - Téléphone fixe et portable CONTRAINTES DU POSTE - Déplacements vers les institutions - Utilisation prolongée de l'écran - Station assise prolongée PROFIL ET COMPÉTENCES - Titulaire d'un Bac +2 - Bonne maîtrise du pack office et des outils bureautiques QUALITÉS CLÉS - Capacité à travailler en équipe ; - Excellente capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse ; - Bon sens de l'organisation et de l'anticipation ; - Rigoureux (se), autonome, curieux (se) et réactif(ve) ; - Bonne élocution (le téléphone n'est pas un obstacle pour vous) ; - Être force de proposition(s)