L'Institut Public Ocens recrute un assistant adminisratif H/F pour son service usagers adultes dans le cadre d'un remplacement d'un agent absent. L'ESPO (Etablissement et Service de Pré Orientation) accompagne les adultes en situation de handicap visuel dans leur démarche de réadaptation participant au maintien et/ou au développement de l'autonomie dans leur sécurité, qualité de vie, vie sociale, culturelle et professionnelle. Type de poste : Emploi non permanent ouvert aux contractuels en remplacement d'un agent absent. CDD de fin janvier à juillet 2025 Temps de travail : Temps complet 100%. Affectation : Lieu de travail : Institut Public Ocens - Site de Nantes. Conditions et avantages: Rémunération en référence aux grilles des adjoints administratifs de la fonction publique hospitalière Reprise de l'ancienneté conformément aux lignes directrices de gestion Emploi de catégorie C Régime indemnitaire RTT Titres restaurant Remboursement 75% des transports en commun Forfait mobilités durables Avantages CGOS (prestations sociales, billetterie.) Public : Adulte en situation de handicap visuel. Missions : Vous assurerez les tâches administratives en lien avec la gestion des dossiers uniques des usagers du service concerné. Vous accueillez et renseignez les usagers et leur famille, gérez, saisissez et classez les informations relatives au dossier usager. En lien avec l'équipe du service médico-administratif et les responsables de services, vos missions pourront être complétées par du secrétariat auprès d'un ou de plusieurs responsables de services usagers Activités : Accueil physique et téléphonique des usagers, de leur famille, des professionnels et partenaires extérieurs. Gestion administrative des dossiers usagers : Mise à jour des dossiers usagers, élaboration de contrats de séjour, rédactions de comptes-rendus, certificats, attestations de fin de stage, mise en forme de documents, renseignement et actualisation des logiciels métiers (Médiateam), saisie des arrêts maladies/accidents pour les stagiaires sur Net-entreprise, saisie des heures de stage. Gestion administrative du service : assurer la continuité du service en cas d'absence d'une collègue, réception du courrier, classement et archivage, participation au rapport d'activité, statistiques et projets institutionnels. Secrétariat social : traiter et mettre en forme des documents (comptes-rendus, bilans, entretiens divers, courriers.), envoyer les invitations au conseil de vie sociale. Coordination avec les chefs de service du secteur adultes. Participation à des groupes de travail et réunions des services (ESRP/ESPO-SAMSAH) Compétences : Savoir-faire : - Accueillir, orienter, renseigner des personnes - Utiliser une procédure, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine - Rédiger et mettre en forme des courriers, notes, rapports, documents. - Connaître les principes d'adaptation de documents à la déficience visuelle - Classer des données, informations, documents de diverses natures. - Maîtrise des logiciels de base (Word, Excel, Power point) Savoir être : - Savoir faire preuve de discrétion et rigueur - Qualité relationnelle : écoute, sens de la communication, diplomatie - Autonomie et initiative