Afin de répondre à notre croissance, nous recherchons activement notre prochain/e Assistant/e de formation pour rejoindre notre équipe administrative Vos missions sont : Véritable interface entre les stagiaires et l'équipe de Business K Concept, l'Assistant/e de formation prend en charge et s'assure de la bonne gestion administrative des dossiers des stagiaires, des formateurs et du bon déroulement des formations dont il/elle a la charge. ACCUEIL : - Assure un accueil téléphonique et physique - Renseigne sur l'offre de formation et les conditions d'accès - Analyse et transmet les messages si l'interlocuteur ne peut être joint SUIVI ADMINISTRATIF DES FORMATIONS : 1/ Formations POEI et POEC - Collabore à la réponse client (données administratives). - Participe en cas d'accord à la mise en œuvre et au bon déroulement de l'action. - Assure son suivi en fonction des spécificités et contraintes. 2 / Préparation et ouverture d'une formation - Etablit les dossiers administratifs des stagiaires, assure leur suivi et archivage. - Elabore et transmet les documents obligatoirement liés au parcours du stagiaire (contrats, conventions, convocations, livret d'accueil, attestations etc.) - Renseigne les informations sur le logiciel Kairos, DIGIFORMA. - Etablit et assure la transmission des documents concernant les formateurs (lettres d'engagement, autorisations de cumul, fiches d'émargements, etc). - Participe à l'ouverture de la formation. - Prépare et participe aux réunions d'ouverture et de clôture. 3/Suivi de la formation - Effectue le suivi des présences et transmets les éléments aux différents financeurs (OPCO, France Travail). - Si nécessaire, prépare les conventions de stage en entreprise. - Prépare les conventions et assure la saisie dans DIGIFORMA. 4/ Fin de formation - Etablit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, diplômes. - Procède au classement et à l'archivage des dossiers de la formation et des candidats, adapté au contexte spécifique de BK. GESTION FINANCIERE - Elabore la fiche financière de l'action - Assure la saisie des éléments financiers dans kairos, DIGIFORMA (conventionnement) - Prépare et transmet les éléments nécessaires à la facturation sur CHORUS PRO (contrats, conventions, relevés d'heures etc.) - Etablit si nécessaire les bilans financiers des actions - Assure le suivi des règlements pour les stagiaires individuels payants et effectue les relances de premier niveau - Suivi de la facturation sur tableau excel. Nous proposons un recrutement et une formation sur mesure tout en assurant une compatibilité entre l'employeur et le candidat. En partenariat avec les acteurs institutionnels Français, nous accompagnons les demandeurs d'emploi dans leur projet professionnel tout en répondant, objectivement, aux attentes de leurs futurs employeurs. Notre vocation: Tourné vers l'avenir, Business K Concept France aspire à devenir un des acteurs majeurs du marché de l'emploi français. Comment? Grace à nos formations préalables à l'embauche, sur-mesure, rapides et sans limite géographique nous répondons de façon précise aux attentes des employeurs et des candidats. La raison d'être BK : Un regard vers l'avenir!