Mission générale : - Accueillir, orienter, renseigner, rassurer, désamorcer des situations conflictuelles. - Organiser pour un responsable hiérarchique et/ou fonctionnel ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information. - Communiquer des documents liés au service. v/ Gérer des dossiers et assurer leur suivi. Missions principales : Accueil Admissions Accueil physique et téléphonique Gestion du Hall d'entrée : machine à café, surveiller le lieu d'accueil et la propreté de la terrasse, gérer les comportements d'incivilité si cela est nécessaire. v' Édition de bulletins de situation UTEP (Psychoéducation) v/ Informations sur la psychoéducation aux patients, soignants, médecins, à l'accueil, par courrier ou par téléphone. Gestion administrative de l'activité (liens avec les intervenants, création de dossiers, préparation des dossiers, courriers, création et suivi des carnets de bords des patients, gestion administrative des réunions : OJ, compte rendus, diffusion...) Communication : flyers, affiches, PPT pour les instances, bilan activité Recueil activité (saisie DPI) Missions non spécifiques : Tâches administratives (élaborer et actualiser des tableaux), documents professionnels courants Gestion des stocks de fournitures de bureau (commande, contrôle et suivi). v' Gestion logistique : réservation salles, véhicules, commandes, Suivi des indicateurs/tableaux de bord v/ Statistiques EXCEL gestion des flux / pool suppléance / Equipe d'appui Autres missions : Gestion des livrets d'accueil de l'établissement : suivi des évolutions, modifications, impressions, mise à disposition Bulletins de situations / sortie v/ Centralisation du courrier COMPÉTENCES REQUISES Aptitudes à : Accueillir et orienter des personnes, des groupes, et notamment accueillir des patients et leurs proches S'exprimer en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes. Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures. Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire. Maîtriser les outils bureautiques et informatiques. Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous pour le cadre de pôle. Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel. Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, un compte rendu, un courrier, les bilans, les tableaux de bord relatifs à son domaine de compétences. Savoir synthétiser les informations. Identifier les informations pertinentes, choisir et utiliser des supports et des moyens adaptés pour communiquer. Renseigner les tableaux de bord et les indicateurs de l'activité de la gestion budgétaire et économique du pôle. Travailler en équipe / en réseau. Connaissances particulières et pré - requis : Connaissance des techniques de secrétariat et de bureautique / informatique (OpenOffice, Word, Excel, PowerPoint, intranet, Webmail... Connaissances DPI Cortexte Expériences professionnelles souhaitées : Secrétariat et utilisation d'outils informatiques spécifiques. Relation hiérarchique : Directeur de l'Établissement et Direction des Ressources Humaines, CSS Pole Admission / Pole ambulatoire (UTEP) Relations fonctionnelles : BDE, Cadre Supérieur de Santé, Encadrement médical et paramédical, Services Administratifs, Logistiques et Techniques. Présentation des services : Pôle Admission : accueil et orientation patients et familles au niveau du bâtiment des admissions ; démarches administratives en lien avec le BDE. Gestion des FLUX : appui et gestion administrative en collaboration avec le gestionnaire des flux Pole Ambulatoire : Gestion administrative de l'UTEP (50 0/0)