CDD de remplacement à temps plein, 1 mois Horaires : 9h15-17h00 Agent(e) affecté(e) au poste d'accueil Qualités principales recherchées : - Patience, écoute, maîtrise de soi et de son stress, disponibilité et discrétion ; - Rigueur ; autonomie ; réactivité - Capacités d'analyse et d'organisation ; - Sens du travail en équipe ; curiosité professionnelle sur la vie de l'établissement ; - Respect des règles professionnelles et notamment du secret professionnel. Particularités liées au poste : - Gestion des plannings en fonction des besoins et de l'absence des personnels référents. - Participation aux astreintes administratives sur la base du volontariat et contre rémunération encadrée. L'adjoint(e) administratif(ve) d'accueil est un emploi très polyvalent : - il/elle participe activement à la procédure d'admission des nouveaux résidents et au suivi administratif de l'ensemble des résidents, - il/elle reçoit et oriente les résidents ou les visiteurs en répondant à leur demande d'informations, - il/elle contribue à faire circuler l'information essentielle au sein de l'établissement, - il/elle travaille en collaboration étroite avec l'ensemble des services mais plus particulièrement avec les autres adjoints(es) administratifs(tives), l'infirmier coordonnateur et l'agent technique, - de part son contact privilégié avec les usagers, il/elle contribue à la bonne image de l'établissement. - Responsable hiérarchique : Mme VAN OOST Hélène, Directrice - Liaisons fonctionnelles : o Internes : Equipe administrative, Infirmier Coordonnateurs, ensemble des équipes soignantes et hôtelière de l'établissement o Externes : Trésor Public, Conseil Départemental, CPAM, partenaires sanitaires et médico-sociaux, familles des résidents, usagers du service public Activités principales : - Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché - Répondre aux différents appels téléphoniques, emails, renseigner le public et / ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature. - Accompagner ou rechercher des personnes dans les locaux de l'établissement - Informer et conseiller des tiers (agents, résidents, familles, etc.) dans son domaine d'activité - Recueillir/collecter des données ou informations spécifiques à son domaine d'activité - Gérer le courrier des résidents et de l'établissement - Gérer les commandes et le suivi des fournitures administratives - Participer activement à la procédure d'admission des nouveaux résidents et au suivi administratif de l'ensemble des résidents : o Réceptionner et traiter les nouvelles demandes d'admission o Organiser la visite de l'établissement par le résident et sa famille et s'assurer de leur bonne information (documents institutionnels, informations pratiques) o Superviser l'accueil du résident le jour de son entrée (préparation de la chambre, accueil du résident) o Assurer le suivi administratif et social des résidents en lien avec leur personne de confiance ou leur tutelle - Participer à la facturation mensuelle des résidents Savoir-faire techniques et relationnels - Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics - Identifier / analyser des situations d'urgence et définir des actions - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Reformuler une demande (d'information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle - Renseigner des personnes au regard de son métier - Se repérer et s'orienter dans l'espace - S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes - S'exprimer en public