Résumé du poste: Assurer la gestion administrative des stages et des relations internationales au sein du service de la scolarité de l'UFR de Pharmacie Présentation de la direction / structure d'accueil: Située avenue de l'observatoire (75006), la Faculté de Pharmacie de Paris abrite, dans ses 34 000 m2, 4 amphithéâtres (chacun de 350 à 450 places), des salles d'enseignement (de 19 à 120 places), des laboratoires de travaux pratiques, des services administratifs et techniques, une bibliothèque interuniversitaire riche de plus de 100 000 ouvrages/périodiques, ainsi que, en plein cœur de Paris, un jardin botanique de plus de 3 400 m2. 220 enseignants chercheurs, 40 chercheurs et 165 personnels IATOS travaillent sur le site. Plus de 3 000 étudiants en formation initiale suivent les études de Pharmacie pendant six années ou une formation en Sciences de la Vie et de la Santé de niveau Licence, Master et Doctorat. Le département de formation continue accueille quant à lui près de 900 professionnels en activité pour leur maintien des connaissances/compétences tout au long de la vie. Unité de Formation et de Recherche (UFR), la Faculté de Pharmacie accueille une dizaine d'unités de recherche scientifique et médicale labellisées (Inserm, CNRS, IRD, Université), permettant à environ 200 doctorants de se former par la recherche et réaliser une Thèse d'Université. Descriptif des activités: 1- Référent stage - Mise en place et gestion avec l'enseignant référent et en coordination avec la Faculté de pharmacie de l'Université Paris-Saclay de la procédure régionale d'agrément du statut de pharmacien-maître de stage, actualisation et publication de la liste des maîtres de stages - Veille juridique, actualisation des conventions - Coordination et appui aux gestionnaires d'années (plus de 2000 conventions gérées par an) - Gestion en relation avec les gestionnaires du 2ème cycle de la procédure de choix des affectations pour le stage hospitalier de 5ème année - Mise en place de la gestion et du suivi des conventions sur l'application PStage - Etablissement de données statistiques annuelles 2- Accompagnement Santé et Handicap (ASH) - Réception des PAEH envoyés par le pôle handicap - Elaboration du fichier ASH (noms, année, enseignements suivis, aménagements examens etc..) - Elaboration du fichier Examens par année d'étude pour les TM - Vérification des listes d'émargements UE et UELC/UMR - Organisation de la mise en place d'aménagements particuliers (chaise, ordinateur, secrétaire) - Vérification des absents TM aux examens et transmission au référent pédagogique - Diffusion des annonces du relais handicap 3- Relations internationales (RI) - Assurer l'accueil, l'orientation et l'information des étudiants entrants année N+1 ou semestre +1 - Saisir et mettre à jour la base de données dédiée au suivi des étudiants MOVE ON - Organisation des sessions 2 oral avec les enseignants et convocation étudiants - Départ étudiants (édition des relevés de notes, attestation fin séjour à signer) - Suivre les dossiers des étudiants sortants en collaboration avec les responsables pédagogiques - Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser - Procéder au classement et à l'archivage des documents administratifs - Traiter et diffuser des informations internes et externes - Conversion des notes avec coordinateur pédagogique et mise à jour sur APOGEE - .. Connaissances - Connaître le statut des EPSCP (organisation, environnement réglementaire et institutionnel) ; - Maîtriser l'organisation et le fonctionnement d'un service de scolarité, idéalement dans le cadres des études de santé et particulièrement des études pharmaceutiques ; - Posséder une culture administrative et juridique ; - Savoir respecter et mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité