Assistant de Direction en équipe Fonctionnelle H/F A Apprentis d'Auteuil, fondation catholique reconnue d'utilité publique et acteur engagé dans le champ de l'Économie Sociale et Solidaire, avoir confiance en l'avenir, c'est permettre à chaque jeune de trouver sa place dans la société. C'est également offrir à nos collaborateurs la possibilité de travailler et d'évoluer dans une dynamique collective, propice au développement de chacun et de tous en donnant du sens à son action. Rejoindre nos équipes engagées au service des jeunes et des familles, c'est faire le choix de contribuer à la vitalité de la fondation, tisser des liens de qualité et contribuer au bien commun. Pour notre site de PRIZIAC (56320), nous recherchons un Assistant de Direction en équipe fonctionnelle H/F en CDI à temps plein Au sein de l'équipe des Services Généraux du site Saint Michel, sous la responsabilité du Responsable des Services Généraux, vos missions seront les suivantes : Accueillir et informer, - Accueillir les personnels, les enseignants, les entreprises et les personnes extérieures, - Effectuer l'accueil téléphonique des Services Généraux, - Orienter les visiteurs, - Gérer la signalétique, - Permettre la circulation de l'information au sein des Services Généraux. Coordonner et organiser - Organiser et faire circuler l'information au sein des équipes du service, - En fonction des besoins et des urgences, faire appel aux agents concernés et coordonner leur intervention, - Organiser, sur le plan logistique, les réunions ou déplacements des collaborateurs (réservations de salle, d'hébergement, transport ), - Organiser et suivre un plan de classement administratif, - Gérer le logiciel de suivi des interventions de l'équipe Maintenance, - Assurer le suivi et la gestion des clés et barillets mécaniques et électroniques, - Suivre la flotte des téléphones mobiles pour le compte de plusieurs établissements, - Tenir et gérer un stock de fournitures de bureau. Assurer le travail administratif - Traiter le courrier des Services Généraux - Gérer la messagerie électronique et vocale du service, - Gérer la base de données contacts du service, - Rédaction de lettres, courriers et comptes-rendus, - Tenir à jour différents agendas et planning, prise de rendez-vous, - Filtrer les informations et respecter la confidentialité, - Gérer un fond de caisse, - Réaliser des bons de commandes, notes de frais, suivi des factures, - Suivi des cartes/chèques déjeuner. Assister le Responsable des Services Généraux (RSG) - Gérer l'agenda du RSG, - Assister le RSG dans le travail administratif et le suivi budgétaire, - Enregistrer et suivre le planning des équipes Services Généraux, - Enregistrer les heures effectuées par les collaborateurs, - Transmettre les éléments de paie au service comptabilité, - Suivre le traitement administratif du dossier des agents (maladies, absences, ), - Elaborer et suivre un tableau de bord financier, - Registres de sécurité : classer et organiser les rapports de contrôle technique et de maintenance, - Suivi administratif des déclarations aux assurances, - Gérer le prêt des véhicules de l'établissement, - En lien avec le Référent Véhicules, assurer le suivi administratif de maintenance des véhicules et le suivi des cartes carburants, - Tenir à jour le tableau de bord de suivi des véhicules. Profil : - Titulaire d'un diplôme ou d'une formation d'assistante de direction (BTS Assistant(e) de manager ou BTS Assistant(e) de gestion PME/PMI), vous justifiez d'une première expérience de 3 années réussie en secrétariat ou en tant qu'assistant(e) de direction, - Accessible, agréable et autonome, - Rigoureux(se) et organisé(e), vous savez faire preuve de pragmatisme et êtes réactif(ve), - Maîtrise de l'outil informatique et des outils collaboratifs - Connaissance en droit du travail et en comptabilité