Vos missions principales Contractualisation et juridique En lien avec la Direction RH, le service APEP et/ou les scolarités programme, et les aspirants ambassadeurs : Valider le nombre et le type de contrats à éditer (stages, missions ambassadeurs, intérim). Identifier les dates exactes de début et fin des missions ainsi que le lieu d'exercice. Assurer le respect du cadre légal de travail (horaires, temps de travail, pauses). Demander l'édition des conventions de stage et assurer leur signature multipartite. Transmettre aux étudiants recrutés les informations nécessaires pour finaliser leur dossier RH. Mettre en place un suivi et une évaluation des stagiaires selon les pré-requis de l'école. Organisation logistique des Admisseurs (en binôme)En coordination avec le pôle Gestion et le service Achats GEM : Qualifier les profils, constituer les différents pôles et organiser leur hiérarchie. Allouer les ressources humaines nécessaires par date et par campus. Organiser les déplacements, hébergements et la restauration des admisseurs. Superviser les astreintes soirs et week-ends ainsi que les événements hors GEM. Piloter la collaboration avec l'association Escapade pour les prestations de service durant les oraux. Planification, suivi RH et paie En coordination avec le pôle Gestion et les chefs de pôles : Planifier le temps de travail des admisseurs selon les besoins. Assurer le suivi RH (ponctualité, absences, reporting quotidien, hebdomadaire et mensuel). Mener des entretiens individuels et collectifs pour assurer engagement et bien-être. Gérer les problématiques de comportements et apporter les sanctions nécessaires. Accompagner les difficultés individuelles ou collectives (horaires, équipes, responsabilités). Transmettre les informations de temps de travail et de paie au service concerné. Informer les admisseurs sur les paiements et gérer les réclamations éventuelles. Suivi budgétaire Assurer le suivi des dépenses liées à l'accueil des admissibles. Superviser la rémunération des admisseurs avec le service Paie. Gérer les frais de restauration, déplacements et hébergement en collaboration avec les prestataires. Superviser les achats nécessaires à l'organisation des oraux. Suivi qualité En coordination avec le pôle Gestion et les managers : Organiser des réunions de suivi journalières pour suivre les remontées terrain. Administrer une enquête de satisfaction et analyser les résultats pour améliorer les processus. Assurer un reporting hebdomadaire ou bi-hebdomadaire auprès du Comité de pilotage des Oraux.