Le Département Campus Services de l'INSEAD veille au bon fonctionnement et à la gestion des campus mondiaux de l'école. Il fournit une gamme de services essentiels, tels que la gestion des installations, la restauration, le logement et la sécurité, garantissant un environnement confortable et sûr pour les étudiants, le personnel et les visiteurs. L'INSEAD recherche un/une Assistant(e), Planning et Réservation pour rejoindre notre équipe Campus Services. Il s'agit d'un poste à temps plein, à durée indéterminée basé sur notre Campus Europe à Fontainebleau. À propos du poste L'Assistant(e) Planning et Réservation coordonne les demandes de réservation pour les participants, les professeurs, le personnel, les anciens élèves et les visiteurs, et participe à l'allocation des groupes en veillant à l'optimisation de l'occupation des hôtels INSEAD et à la sécurisation des chambres dans nos hôtels partenaires. Il/Elle s'assure que la planification des activités hôtelières est toujours à jour. Le poste relève du Yield Manager des hôtels. Votre rôle au sein de l'équipe Allocation des groupes : Répartir les demandes de groupes entre le campus et les hôtels partenaires. Préparer et envoyer les listes de chambres des groupes, les informations et préférences des clients d'hôtels. Réservations : Recevoir, accuser réception et confirmer toutes les demandes de réservation (courriel, en ligne, téléphone) en temps opportun. Confirmer l'hôtel, les dates, le prix, les termes et conditions, les méthodes de paiement, etc. Répondre aux questions et demandes des clients potentiels et des organisateurs d'événements. Contribuer à la formation du personnel de la réception sur le processus de réservation en respectant les engagements de groupe, de quota et de tarification, et communiquer régulièrement avec eux sur les conditions spécifiques des groupes, les prix et les codes de réservation. Réservations en ligne : Être responsable des réservations en ligne (blocage des réservations et génération de code de réservation). S'assurer que les informations sont exactes et à jour selon les besoins de chaque groupe. Développement des partenariats : Maintenir des relations avec les hôtels locaux par une communication ouverte et régulière. Négocier des conditions favorables pour les participants d'INSEAD. Partager les feedbacks des clients. Réception et relations avec les clients : En fonction de l'activité et lorsque nécessaire, participer aux tâches de la réception, y compris les enregistrements/départs, les services de conciergerie, la facturation des clients, etc. Le profil idéal Formation supérieure en Hôtellerie ou Administration. Minimum de 4 ans d'expérience dans un contexte international d'hôtellerie. Fort esprit d'équipe et capacité à travailler de manière autonome en même temps. Excellentes compétences organisationnelles avec attention aux détails. Bon communicant. Bonne maîtrise de l'anglais écrit et parlé. Le français courant est un atout. Compétences fonctionnelles : maîtrise des outils PMS et de réservation ; Pack Office Orienté client. Nous vous prions de bien vouloir soumettre votre candidature accompagnée d'un CV en anglais.