CDI 21h hebdomadaires sur 4 jours Missions principales Secrétariat - Standard - Accueil téléphonique, gestion des appels (mise en relation, gestion et distribution des messages) - Courriels - gérer des e-mails (traitement, transfert, numérisation, classement des messages entrant) - Courrier entrant - relever quotidiennement le courrier. Trier, dispatcher, ouvrir selon le type de courrier (traitement, numérisation, classement, transfert Siège, cadres, personnel éducatif et support) - Courrier sortant - relecture et mise en page des documents remis par les cadres du Clair Foyer, rédaction des courriers d'accompagnement, numérisation, envois et classement - Faire remonter au chef de service les besoins en fournitures de bureau Dossiers des jeunes filles - Créer, mettre à jour et alimenter les dossiers individuels numériques (sur le serveur) et physiques (dossier papier rangés au secrétariat). Classement et archivage des dossiers. - Assurer le suivi des bulletins d'entrée et de sortie. - Tenir à jour le registre de présence des jeunes filles pour les statistiques mensuelles. - Suivi des CMU avec notes d'honoraires et pharmacie - Mise à jour hebdomadaire du tableau des présences/services, des frais des appartements et budget des jeunes filles - Facturation des prises en charge ponctuelles hors CEA et conventions externalisées après validation par le Chef de service Caisse - Tenue de la caisse. Entrée et sortie selon les procédures en cours. - Responsable de la caisse avec la cheffe de service. Compétences - Organiser et planifier son poste de manière autonome dans le respect des procédures et directives. - Analyser les données d'une situation : anomalies de restitution et cohérence des données restituées - Communication écrite et orale : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maitrisant les règles d'orthographe et de grammaire ; adapter son langage, ses messages à l'interlocuteur - Faire preuve d'initiatives dans le respect des procédures et directives - Faire preuve de réactivité, de flexibilité - Faire preuve de rigueur et d'organisation (respect des délais, fiabilité.) - Avoir le sens du relationnel - Avoir le Sens de la confidentialité et de la discrétion - Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, Powerpoint. Connaissance de FileMaker serait un plus