Le Centre Hospitalier de Belle-Île en Mer recherche un(e) assistant(e) de direction, le poste est à pourvoir dès que possible sur un CDD de 6 mois : Missions du poste : - Assister le directeur de site dans le quotidien de la direction de site - Assurer le secrétariat de la direction de site et le suivi des dossiers - Des missions complémentaires pourront être proposées en fonction des évolutions de la direction de site Activités : - Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques - Traitement de la messagerie du secrétariat de direction - Traitement et mise en forme de documents, rapport, courriers, compte rendu ou relevés de conclusion - Alimentation des espaces partagés selon les indications du directeur - Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports - Accueil physique des RDV - Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles - Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) - Rassemblement des informations nécessaires à la préparation de dossiers et/ou réunions - Préparation et suivi de dossiers du directeur, notamment préparation des instances - Prise de notes et rédaction de comptes-rendus - Reproduction de documents - Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax) - Aide à la préparation et à l'organisation de manifestations - Participation à l'élaboration de supports de communication - Préparation et organisation des déplacements du directeur - Gestion des plaintes/réclamations et élaboration du rapport d'activité de la CDU - Coordination la maison des usagers - Mises en place d'actions de promotion de la santé - Suivi des candidatures pour les Ressources Humaines - Publication des offres d'emplois - Gestion des stages HORAIRES - AMPLITUDE HORAIRE D'EXERCICE 8h30- 17h30 (coupure de 1h30 pour le repas) Amplitude horaire : 7h30 SPECIFICITES DU POSTE - CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE Lors de manifestations au sein de l'établissement et pour les instances : possibilités de modification de l'horaire de journée DIPLÔME, EXPERIENCE ET FORMATION SOUHAITES Expérience souhaitée d'au moins 5 ans COMPETENCES REQUISES Savoir : - Accueil téléphonique : connaissances générales - Bureautique : connaissances opérationnelles - Classement et archivistique : connaissances générales - Communication / relations interpersonnelles : connaissances générales - Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : connaissances opérationnelles - Secrétariat : connaissances opérationnelles Savoir-faire : - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Savoir-être : - Organisé(e), méthodique et rigoureux(se) - Autonomie et rapidité - Discrétion - Qualités relationnelles développées - Disponibilité