MISSIONS L'agent exerce ses fonctions au sein d'un binôme. Il assure des missions d'assistant du chef de Service Accueillants familiaux enfance adulte (planification/organisation, suivi de parapheurs, rédaction de courriers/notes, veille sur le suivi des situations particulières des assistants familiaux). Il gère l'accueil téléphonique et effectue l'archivage des dossiers du service ainsi que les données statistiques (RSU, bilans cantonaux, rapport d'activité.). Il rédige des lettres d'information à destination des assistants et des accueillants familiaux. Il organise des instances de travail institutionnelles à destination des assistants et des accueillants (réunion en territoire, évènements particuliers.). Pour l'accueil familial des personnes âgées et adultes en situation de handicap : Il assiste l'équipe en charge de l'accueil familial adulte dans les missions administratives (organisation/planification, communication , information, classement/enregistrement et rédaction (courriers, arrêtés, rapports.), suivi de tableaux de bord.). Pour l'accueil familial enfance : Il participe à la gestion du recrutement des assistants familiaux (prospective, gestion des candidatures (constitution des dossiers, planification, rédaction notes/PV, suivi de parapheurs), présence aux entretiens. L'agent peut assurer le remplacement de son binôme en cas d'absence. Ces missions sont susceptibles d'ajustements en fonction des décisions de l'assemblée et du cadre règlementaire ou des réorganisations ACTIVITES PRINCIPALES Accueil téléphonique Organisation et planification de réunions Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique Suivi de tableaux de bord Suivi et mise en forme de dossiers administratifs Tri, classement et archivage de documents Réception, traitement et diffusion d'informations Gestion de plannings Conception de tableaux de bord Participation au recrutement des assistants familiaux COMPETENCES ATTENDUES Savoirs Connaissance des différents outils et usages internet Connaissance des différents services et des différentes missions du Département Connaissance des règles de présentation des documents Connaissance du statut des assistants familiaux Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe Savoirs-faire Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie Etablir un système de classement efficace Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc.) selon les règles internes de présentation Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités Orienter les appels téléphoniques Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités Suivre une procédure Savoir traiter des données chiffrées Utiliser les logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams.) Savoirs-être Faire preuve du sens de la communication et du contact Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe Faire preuve d'organisation Faire preuve d'autonomie Faire preuve de discrétion Faire preuve d'initiatives Diplômes requis Baccalauréat avec une expérience > 1 an CAP/BEP avec une expérience >3ans