Assistant.e Administrative - Spécialisé.e Formation (H/F)

Assistant.e Administrative - Spécialisé.e Formation (H/F) 31 - TOULOUSE

Offre n° 197NZPD
Assistant.e Administrative - Spécialisé.e Formation (H/F)

31 - TOULOUSE - Localiser avec Mappy

Actualisé le 09 septembre 2025

- Gestion administrative des dossiers de formation (mailing, inscriptions, convocations, attestations, émargements, etc.) - Suivi des financements et des relations avec les OPCO - Élaboration des devis, conventions et factures - Saisie et mise à jour des données dans les outils internes (Word, Excel, SAGE, etc.) - Support aux formateur.trices et aux apprenant.es pendant les sessions - Suivi qualité et mise en conformité des documents (certification Qualiopi, audits, etc.)

Type de contrat
CDI
Contrat travail
Durée du travail
35H/semaine Travail en journée
Salaire
  • Complémentaire santé
  • Rémunération selo
Déplacements
Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

  • 5 An(s) - Dans un centre de formation Cette expérience est indispensable

Compétences

  • Accueillir, orienter, renseigner un publicCette compétence est indispensable
  • Classer des documentsCette compétence est indispensable
  • Effectuer le suivi des commandes, la facturationCette compétence est indispensable
  • Elaborer des tableaux de bordCette compétence est indispensable
  • Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
  • Normes rédactionnellesCette compétence est indispensable
  • Organiser des déplacements professionnelsCette compétence est indispensable
  • Relayer de l'informationCette compétence est indispensable
  • Réaliser des opérations comptablesCette compétence est indispensable
  • Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéCette compétence est indispensable
  • Techniques de communication orales, écrites et numériquesCette compétence est indispensable
  • Utiliser les outils numériquesCette compétence est indispensable
  • Améliorer des procédures administratives
  • Assurer la gestion administrative d'une activité
  • Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement
  • Assurer le suivi de dossiers administratifs
  • Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs
  • Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks
  • Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers
  • Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.)
  • Concevoir un devis ou un projet de contrat
  • Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)
  • Développer et fidéliser la relation client
  • Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects
  • Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûts
  • Fournir des informations claires et précises par téléphone
  • Gestion administrative
  • Gestion des agendas
  • Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
  • Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)
  • Gérer un planning
  • Maintenir à jour les dossiers administratifs
  • Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
  • Techniques de numérisation
  • Traiter les factures et les rapprochements bancaires
  • Vérifier les factures et les paiements

Langue

  • FrançaisCette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

  • Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
  • Faire preuve de rigueur et de précision
  • Faire preuve d'autonomie

Informations complémentaires

  • Qualification : Employé qualifié
  • Secteur d'activité : Commerce de gros (commerce interentreprises) d'autres biens domestiques

Employeur

ANCRAGE

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