LA VILLE DE PAREMPUYRE RECRUTE UN(E) ASSISTANT (E) DE DIRECTION - DIRECTION GENERALE Proche collaborateur du Directeur Général des Services, l'assistant de direction rattaché à la Direction générale travaille en lien avec l'ensemble des services internes pour apporter une aide permanente au DGS en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication et d'information. Il assiste le DGS dans le suivi des dossiers, la mise en œuvre du projet d'administration et la préparation et l'organisation des assemblées. Il peut être amené à piloter des projets transversaux portés par la Direction Générale. VOS MISSIONS et ACTIVITES / Gestion de l'agenda du DGS Organisation et planification de réunions Accueil téléphonique et physique du secrétariat Rédaction et diffusion de courriers, notes de service, comptes rendus de réunion Accompagnement du DGS dans la coordination des différentes directions (préparation et suivi de réunions et autres instances de discussion) Participation ponctuelle à diverses réunions de travail (internes ou externes), selon les besoins de la Direction Générale Rédaction et suivi des actes réglementaires (arrêtés, décisions du maire) Développement d'outils d'aide à la décision Lien avec les partenaires institutionnels (Bordeaux Métropole, Préfecture, CADA,.) Accompagnement administratif de l'ensemble des services - Ressource interne Veille et assistance juridique Assure le respect des échéances réglementaires Coordination du retour des éléments nécessaires à l'assemblée délibérante auprès de la direction générale Contrôle juridique des actes en lien avec les directions concernées Préparation des ordres du jour, convocations et documents nécessaires à la tenue de l'instance Assurer le bon déroulement de la présentation des actes lors des séances du conseil municipal Assurer le suivi des délibérations (entrée en vigueur et exécution) Distribution et collecte du courrier des services Enregistrement du courrier Gestion et mise à jour du logiciel métier gestion du courrier - Paramétrage et suivi avec le prestataire Formation et accompagnement quotidien des services dans l'utilisation du logiciel métier de gestion du courrier Pilotage de projets transversaux à la demande du DGS Référent archives Intérim du secrétariat du Maire en cas d'absence (reprise de ligne téléphonique, suivi des affaires courantes). Intérim de l'accueil général en rotation en cas d'absence (accueil physique et téléphonique) VOS SAVOIRS Connaissance et maîtrise du fonctionnement des collectivités et du processus délibératif Maîtrise des outils bureautiques Maitrise des règles de l'expression orale et écrite de qualité Bonne connaissance des outils de planification et suivi Bonnes notions d'organisation et de gestion du temps de travail VOS SAVOIRS FAIRE Aisance rédactionnelle Travailler en équipe et assurer les transmissions selon les consignes et les procédures définies Traiter les demandes des usagers, des partenaires et des services Établir et mettre en forme des documents administratifs Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités VOTRE SAVOIR ETRE Autonomie et initiative dans la mise en œuvre du travail Discrétion et réserve professionnelles absolues Rigueur, organisation et méthode Sens de l'écoute et de la priorisation Diplomatie et aisance relationnelle