Poste d'assistante de direction au sein d'un ehpad Missions : L'Adjointe de Direction est chargée de la conduite opérationnelle de l'établissement dans le domaine administratif, elle supplée la directrice déléguée dans la gestion courante de l'EHPAD. Activités permanentes - Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévision d'inspections inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS.), - Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction de compte-rendu, préparation des courriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la direction, - Reporting à la direction, - Etre l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diverses questions de la vie à l'EHPAD (en dehors du soin), - Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards liés à l'admission et à la facturation des résidents, - Assurer et contrôler les opérations de facturation du site (suivi des tableaux de bord, suivi de la transmission des chèques de caution.), - Organiser l'admission administrative et de l'admission soignante et hôtelière en collaboration avec le cadre de santé ou IDEC, - Contrôler la préparation des entrées et des sorties de résidents en lien avec le cadre de santé/IDEC, - Organiser les commissions d'admission, - Etre garant de la politique d'admission et veiller à l'application des règles sanitaires en vigueur pour les visiteurs, - Passer et suivre les commandes dans son domaine d'activités, - Vérifier les articles livrés ou les bons de livraison, - Etablir les bons de commande, - Mandater les factures, - Gérer les stocks et les réserves ainsi que les relations avec les prestataires extérieurs, - Suivre les demandes d'interventions des différentes sociétés, - Etre l'interlocuteur privilégié avec la gouvernante le cas échéant dans les relations avec les prestataires extérieurs : restauration, bio nettoyage, Blanchisserie. - S'assurer de la bonne préparation des réunions institutionnelles internes (commissions menus, staffs, CVS, commissions animation) et à la préparation des salles de réunion en cas de réservation, - Assurer l'animation des staffs hebdomadaires en l'absence de la direction de site, en rédiger les comptes rendus, - Préparer les convocations et les élections pour le conseil de la vie sociale (CVS), - Assurer le secrétariat du CVS, - Préparer les invitations de la commission des menus, - Collaborer aux travaux et groupes de travail liés à son domaine d'activités, - Coordonner les organisations de travail entre les différents acteurs (ex : agents d'accueil/secteur soins ou agents techniques/familles.), - Encadrer le personnel placé sous sa responsabilité : fixer leurs tâches et missions, élaborer et gérer leur planning, leurs congés, effectuer leur entretien professionnel annuel. - Centraliser les documents RH pour l'établissement : préparation et diffusion des offres d'emploi/gestion et suivi de la signature des contrats/ distribution les fiches de paie et différents documents concernant les agents, gestion locale des agents et de leur dossier / suivi du plan de formation pour les agents sous sa responsabilité/ déclaration des accidents de travail du personnel contractuel/ gestion des conventions de stage pour les stagiaires relevant de son domaine de compétences / suivi du tableau des effectifs du site, - Rechercher des partenariats, préparation et suivi administratif des conventions, - Gérer les tickets repas visiteurs et stagiaires et personnel extérieur, - Contrôler la régie de site avant sa transmission au service Economat finances, - Déclarer et suivre les sinistres auprès des compagnies d'assurances, Horaires Forfait Cadre : 9h - 17h, en accord avec l'organisation du travail en vigueur. Rémunération : Selon la grille indiciaire de la fonction publique