Au sein de notre organisation, vous assurez la gestion administrative, le suivi et la sécurisation des mandats patronaux confiés à la structure. Vous accompagnez les mandataires dans leurs démarches et contribuez au bon fonctionnement des instances de gouvernance. Vos missions : Gestion administrative des mandats - Tenir à jour la base de données des mandats et des mandataires. - Assurer le suivi des échéances de renouvellement. - Préparer les dossiers de désignation. - Rédiger les courriers de nomination et de renouvellement. - Assurer le suivi des réponses des organismes partenaires. - Organiser l'archivage physique et numérique des dossiers. Organisation des commissions et instances - Préparer les réunions de la Commission des mandats. - Constituer les dossiers de séance. - Rédiger les comptes rendus et relevés de décision. - Assurer le suivi des décisions prises. Accompagnement des mandataires - Répondre aux demandes administratives des mandataires. - Assurer leur intégration. - Suivre les participations aux réunions. - Centraliser les comptes rendus d'activité. - Mettre à jour les annuaires et listes de diffusion. Reporting et tableaux de bord - Produire les statistiques de mandats. - Suivre les taux d'occupation des sièges. - Identifier les mandats vacants. - Préparer les indicateurs pour la direction et les élus. Appui administratif général - Gestion documentaire. - Préparation de notes et courriers. - Mise à jour des procédures. - Participation à l'amélioration des outils de suivi. Formation Bac +2 à Bac +5 : - Gestion administrative - Administration des organisations - Droit - Gestion PME-PMI - Assistanat de direction Expérience 3 à 5 ans minimum dans l'un des domaines suivants : - gestion administrative de dossiers complexes ; - secrétariat général ; - gestion d'instances ; - administration d'association, fédération ou organisme consulaire ; - assistanat de direction ou de gouvernance.