Vos activités principales Secrétariat du sous-préfet : - tenue de l'agenda du sous-préfet et accueil des personnalités reçues - vérification et réception des dossiers préparés par les services - anticipation et préparation des cérémonies publiques et déplacements - organisation des réceptions, audiences, réunions et visites officielles - rédaction des courriers, notes de service et réponses aux invitations - supervision du traitement du courrier de la sous-préfecture (arrivée et départ) - animation du secrétariat particulier du sous-préfet et interface avec les composantes du service en charge des fonctions support - appui Chorus DT (après formation) - correspondante du bureau du cabinet du préfet pour la section distinctions honorifiques - validation des congés sous casper du secrétaire général et du chauffeur après signature de la feuille de congés par le sous-préfet ; - correspondant RH et action sociale ; - accueil physique et gestion des accès via le vidéo-portier ; - participation à la surveillance générale du site, notamment dans le cadre de la co-supervision des systèmes de sécurisation et de la gestion des droits d'accès ; - gestion des vidéoconférence (réservation et lancement pour le sous-préfet). Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions Temps complet, travail en binôme Discrétion, polyvalence et disponibilité horaire Une présence au secrétariat est nécessaire en dehors de heures des plages fixes a l'instar de ce qui se pratique dans tous les secrétariats particuliers des membres du corps préfectoral. Votre environnement professionnel - Activités du service Secrétariat particulier du sous-préfet, représentation de l'État et fonctions support (résidence et services administratifs) - Composition et effectifs du service 1 CAIOM, 1 B et 2 C, ou 3 C - Liaisons hiérarchiques Sous-préfet, secrétaire général et son adjoint - Liaisons fonctionnelles De très nombreux interlocuteurs et en particulier, les élus, les membres du corps préfectoral, tous les services de la préfecture et des sous-préfectures, les services déconcentrés au niveau départemental et régional, les collectivités territoriales, les entreprises, les établissements publics, les associations, etc.