L'assistant(e) administratif(ve) et ADV est l'interface entre les clients, les équipes internes et les partenaires externes. Il/elle assure : - La gestion administrative et commerciale des dossiers, - L'organisation et le suivi des rendez-vous clients et fournisseurs, - L'accompagnement administratif des chantiers (avant, pendant et après), - Le contrôle des factures clients et fournisseurs. Ce poste est clé pour garantir la fluidité des échanges et la bonne coordination entre les services (technique, commercial, comptabilité) en lien avec la comptabilité. Missions principales * 1. Accueil et gestion courante · Gérer le standard téléphonique et l'accueil physique des clients et des fournisseurs. · Réceptionner, orienter et répondre aux demandes internes et externes. · Assister aux réunions internes et commerciales, rédiger les comptes rendus. * 2. Suivi administratif et commercial · Créer et mettre à jour les dossiers clients (création dans la base de données, contrats, devis signés, relances des prospects une fois les devis présentés ou envoyés, facturation, archivage). · Scanner les fiches contact dans l'application de la franchise · Mettre en place un système d'archivage des documents (factures, BL, contrats, fiche contact) · Préparer et organiser les rendez-vous. · Vérifier et traiter les factures clients, fournisseurs et sous-traitants (phase 1, transmettre à la comptabilité, phase 2 saisir les factures). · Faire des benchmarks fournisseurs et mette en concurrence le sourcing des produits et fournitures · Mettre à jour les notes de service. · Suivre les demandes de subvention Carsat * 3. Préparation et suivi des chantiers · Vérifier la conformité des documents administratifs et techniques (devis, autorisations, DICT, plans, assurances). · Faire les demandes de subvention CEE, MPR, PTZ et suivre les dossiers clients pour s'assurer qu'ils touchent leurs subventions · Préparer les contrats de sous-traitance, les autorisations de séjour/demande d'asile et relation avec les écoles pour les stagiaires et alternants. Gérer les documents associés. · Renseigner les heures des intérimaires et des équipes quotidiennement. · Préparer le fichier mensuel pour le calcul des bulletins de salaire et échanger avec le service social de la CAPEB · Assurer la gestion administrative des sous-traitants (devis, relances, documents légaux). · Préparer les rapports de fin de chantier et documents de clôture (PV de réception, autorisation de prise de vue, attestation de tva réduite, demande d'avis client sur PQP/Google/Bilik, impression des factures clients). · Répondre aux avis clients et postés les photos avant/après en lien avec le service communication de la franchise * 4. Suivi de l'avancement et coordination · Assister la direction pour la logistique (livraisons, location de matériels, gestion des déchets). · Organiser des inventaires tous les semestres (stock) · Mettre à jour et archiver les documents techniques et légaux (plans, attestations, PV de réception, rapports). * 5. Comptabilité courante · Enregistrer les écritures comptables (achats, ventes, banques, opérations diverses). · Saisir et classer les pièces justificatives (factures clients, fournisseurs, notes de frais). · Préparer les éléments nécessaires aux clôtures périodiques et aux échanges avec l'expert-comptable. Compétences recherchées · Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de gestion commerciale). · Bonne compréhension du fonctionnement d'une PME du bâtiment (chantiers, documents techniques, suivi client). · Compétences solides en secrétariat, comptabilité, gestion administrative et suivi commercial. Qualités personnelles · Rigueur, organisation et sens des priorités. · Excellentes qualités relationnelles et sens du service client. · Réactivité et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. · Professionnalisme et convivialité dans l'accueil des clients. · Capacité à communiquer clairement et à s'adapter à différents interlocuteurs (clients, partenaires). Type d'emploi : Temps plein, CDI Rémunération : 1 800,00€ à 2 000,00€ par mois Formation: * Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel) Lieu du poste : En présentiel