Pour notre client spécialisé dans le CVC et le HVAC, nous recherchons son/sa futur(e) assistant(e) service travaux et administratif sur Saint-Priest. Missions Principales : Gestion des Devis : - Consultation des différents fournisseurs/prestataires/sous-traitant selon directive donnée - Établissement des petits devis selon les informations des responsables de services, après consultation des fournisseurs. - Envoi des devis aux clients et dépôt sur leurs plateformes (ex. : Click & Repair) - Relance des clients pour les offres non acceptées. - Relance des fournisseurs pour les pièces non livrées ou les réponses d’offres non reçues. Suivi des Affaires : - Ouverture des affaires dans GX suite à la réception de la commande client. - Mise en commande du matériel et validation des factures dans GX. - Planification des travaux en coordination avec le responsable, et validation de la date d’intervention avec le client. - Traitement d’appels et renseignement des clients suivants les travaux en cours ou nouvelles demandes de client - Mise à jour du planning Outlook (réunion, travaux) du responsable Collaboration avec les Sous-Traitants : - Mise en forme et transmission des devis transmis par les sous-traitants. - Suivi de la réalisation des travaux, vérification des éléments nécessaires au paiement avant facturation. Traitement des Bons d’Intervention (BI) : - Traitement des BI, papier ou numériques, pour la facturation (au moins une fois par semaine). - Gestion du retour des fluides extraits des installations pour régénération ou destruction. - Transmission des CERFAS papier avec numéro de DI à l’assistante SAV pour le reporting fluide, et suivi des fluides remis au distributeur (gaz neuf, régénération ou destruction). - Envoi et vérification des bons d’interventions des techniciens liés aux services Petits Travaux (essentiellement important pour la facturation) Gestion des Congés : - Organisation avec le responsable pour assurer l’intérim durant les congés (organisation interne « service Petits Travaux »). Support Additionnel (hebdomadaire lundi ou mercredi ou vendredi) : En soutien en cas d’absences, de congés ou périodes de fortes activités : peut-être amenée à passer des commandes à la demande des différents responsables de services, bons de retour pièces en garantie, divers classement, prises d’appels téléphoniques, gestion de la maintenance Froid et ou CVC…Votre profil : - Autonome - Consciencieux - Méthodique - Logiciel informatique - Pack Office - Bon relationnel Vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire et d’un diplôme en gestion administrative. Semaine des 4 jours Rémunération selon votre profil. Avantages - Tickets restaurants + mutuelle + participation + CSE