POSTE : Secrétaire de Direction H/F DESCRIPTION : Sous l'autorité du directeur d'Etablissement, l'assistant(e) de direction est chargé(e) de la gestion des agendas des membres du Codir, de la coordination des réunions, du traitement du courrier et des mails, ainsi que de la préparation de dossiers en lien avec des projets de l'établissement, en collaboration avec le directeur général adjoint. Elle /il exerce des fonctions transversales et travaille avec les membres de l'équipe de direction ainsi que les différents responsables médicaux, soignants et des fonctions support. Elle / il organise et coordonne la communication au sein de l'établissement et en externe. Ses missions principales sont les suivantes : - Planification et organisation de réunions (invitations, réservation de salles, préparation des dossiers, envoi des documents par exemple), - Rédaction et mise en forme de documents (courriers, rapports, comptes-rendus par exemple), - Accueil physique et téléphonique de qualité, - Gestion du courrier dont courriels (saisie, diffusion) et de l'archivage des dossiers de la direction, - Mise en forme, diffusion et archivage des notes de service et des notes d'information, - Organisation des agendas, des déplacements, - Participation à la gestion administrative des conventions et des délégations de signature, - Tenue et diffusion du tableau des astreintes administratives, techniques et logistiques, - Mise à jour de l'annuaire de l'établissement, - Accompagner et promouvoir les actions retenues par la Direction, - Appui au projet d'établissement. PROFIL : Niveau Bac +2 Le salarié doit être titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 type assistant de direction et compter trois ans d'expérience sur un poste similaire en secteur sanitaire. Compétences requises SAVOIR-FAIRE · Maîtrise du Pack Office · Maîtrise de la construction de tableaux de bord pour réaliser les suivis · Sens de l'organisation, de la gestion des tâches multiples et des priorités · Capacités rédactionnelles · Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de ses actions · Connaissance de l'organisation sanitaire et médicosocial et de son environnement · Respect des procédures administratives et des délais. SAVOIR-ETRE · Sens du travail en équipe · Esprit d'initiative et force de proposition · Rigueur et fiabilité · Aisance relationnelle et sens de la diplomatie · Discrétion professionnelle. CONDITIONS DE TRAVAIL Horaires hebdomadaires : 9h-18h du lundi au vendredi Pourquoi nous rejoindre ? · Convention collective FEHAP (CCN 51) renforcée par de nombreux accords d'entreprise MGEN · Rémunération en application de la convention collective avec reprise de l'ancienneté et application des mesures Ségur · Participation transport · Mutuelle Groupe (avec prise en charge de 65% par l'employeur - formule de base) et prévoyance · Accord d'intéressement avec abondement et un Plan d'Epargne Entreprise · Compte Epargne Temps · Mobilité au sein du groupe possible et accompagnée · Accès aux oeuvres sociales de la MGEN et du CSE (chèques vacances, chèque culture, colonies de vacances, chèque CESU, frais de crèche, coupons sports, frais de rentrée, catalogue voyages, aide aux devoirs, bourse d'études) · Restaurant d'entreprise · Aides au logement via le dispositif Action logement · Accès Gratuit à un réseau de Psychologues // Assistants sociaux · Engagements forts sur la formation professionnelle pour accompagner les collaborateurs sur le développement des compétences